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2024年特种设备设备技术档案管理制度

为了建立健全我公司特种设备安全技术档案管理工作，加强对本

单位特种设备安全技术档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结

合本单位实际情况，特制定本办法。

一、本单位档案管理体制

1、本单位档案管理机构：安监部统一管理本单位的特种设备技

术档案。

2、本单位指定专人管理特种设备技术档案工作，保管人必须维

护档案的完整与安全，并接受必要的培训。

二、立卷归档制度

1、档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。特种设备管理

部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交档案室集中

保存。

2、归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括特

种设备注册登记表、使用证复印件、设计文件、制造单位的产品质量

合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；特种设备

定期检验和定期自行检查的记录；特种设备的日常使用状况记录；特

种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器

仪表的日常维护保养记录；特种设备运行故意和事故及处理记录；特

种设备重大修理改造竣工档案；停用、缓检的相关申请资料等。以及

特种设备有关往来函件(含传真、电子邮件等)、照片等各种形式、载

体的文件。

3、归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：

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3、1、按年形成的文件，第二年上半年归档。

3、2、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

3、3、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

3、4、特种设备电梯重大维修验收及年检验收合格后，三个月内

归档。

4、归档要求

4、1、材料完整齐全。

4、2、系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按

其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价

值。文件分类准确、立卷合理。

4、3、立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与

批复等统一立卷，不得分散。

4、4、在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按

时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：

正件与附件，应正件在前，附件在后等。

4、5、由档案部门对特种设备管理部门加以指导，协助特种设备

管理部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册

签字。

5、归档要求

5、1、编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，

便于次年立卷。

5、2、文件按时间顺序排列，最近的在最上面。

5、3、一台特种设备一个立卷，一个档案盒。

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5、4、定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收

集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。

6、记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4

纸。

三、档案管理工作

1、档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来

源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目

录。

2、档案保管：本单位设立专用文件库保存档案。

3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴

别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

4、档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方

能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

四、档案利用工作

1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密

级，经有关领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”

上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。

2、档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献

索引资料。

3、依据国家统计和有关法律法规，做好本公司档案统计工作。

2024年特种设备设备技术档案管理制度（二）

引言

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特种设备是指在使用过程中可能会危及人身安全和公共安全的压

力容器、电梯、起重机械、压力管道等设备。为了保