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大型会议中的秘书工作

大型会议中的秘书工作

各级党政领导在加强经济工作活动中，经常主办或承办一些非规范性

的以经济内容为主题的大型会议，比如，经贸洽谈会、商品博览会、

纪念活动会、某某节活动会，等等。这类会议不是法规规定的，也没

有时间、规模的限制，有的是一个地区独办的，有的是几个地区或几

个部门联合举办的，也有是全国性或国际性的会议由某市承办的，如

“全运会”。对于这些会议中的秘书工作内容如何？笔者通过调查了

解，大致情况如下：

一、秘书机构的名称此类会议，一般要成立领导小组（有的叫筹

备小组）或委员会，由地方党政领导担任组长或主任，各有关方面负

责人参加为成员，领导整个会议期间的活动。在领导小组或委员会下

面，设大会秘书处或办公室，作为大会的办事机构，负责安排会议活

动和处理具体事务。同时，根据大会工作任务需要，可设商品展销部、

项目洽谈部、投资部以及专业或业务性等机构，分别承担大会的某项

任务。现就大会秘书处的工作介绍一，大会秘书处可以根据工作需

要，分设若干小组。大会秘书处设秘书长一人，由同级党委、政府的

秘书长担任，设副秘书长若干人，由有关方面人士担任，协助秘书长、

分工某一方面工作。会议领导机构和秘书工作、业务工作等机构，

一般为临时性的，会议结束后随之撤销。

二、大会秘书处的作用大会秘书处对推动会议目标、任务的贯彻

落实，使会议开好、开成功，取得圆满的效果，具有至关重要的作用。

这种作用主要体现在：

1、科学合理地安排大会活动和议程，使会议正常有序地进行；

2、优质、高效、廉洁地开展活动，发扬良好的会风；

3、协调各方关系，创造团结、友好、和谐、愉快的气氛；

4、做好会议的各项服务工作，使参会人员特别是外国外笈外资和

外省市人员，有一个安全、舒适、轻松的生活、工作环境；

5、向领导返馈会议过程中的信息，便于领导及时掌握情况，调控

会议进程。总之，大型会议的秘书工作是一项极为重要的工作，在会

议期间，各级领导都集中精力、集中人力，把会议开好。作为领导参

谋助手的秘书工作，必须全力以赴投入，供谋献策，充当参谋长的角

色，发挥不可替代的重要作用。

三、大型会议秘书工作的特点会议秘书工作与党政机关正常的秘

书工作不同，主要区别在于：

一是临时性。机关秘书工作是连续性的，只要机关正常的办公、只

要领导有活动，秘书工作就不能停止。而会议秘书工作是有时间性的，

会议结束后，这阶段的秘书工作就算完成任务。因此，会议秘书工作

在会议结束后，机构就要撤销，参与工作的人员就要回到原来工作岗

位。

二是综合性。一次大型会议需要多方面的服务，除秘书事务服务外，

还有宣传、广告、文艺、交通、通讯、电脑、摄影、保卫、卫生、财

务以及饮食、住宿等很多方面，平时这些工作分属于各个有关部门管

理，但这些部门又不能全部搬到会上，只有抽调几个专业人员派到会

上服务，由大会秘书处统一管理指挥。因此，会议的秘书工作就显得

复杂多样，包罗万象，既有秘书性事务，又有与秘书有关和非秘书性

事务，统称之谓会议秘书工作的内容。

三是创新性。除党代会、人代会有比较统一的规范外，许多大型会

议尤其是经济、科技、文化艺术、体育运动方面的会议，没有统一的

模式，也无一定的规范。有的如名人（孔子、屈原等）、名花（牡丹、

茉莉等）、名物（龙虾、茶叶、服装等）的节日活动，过去很少甚至

没有搞过，现在比较盛行。目的是借以提高地方知名度，有利于发展

地方经济。此类会议的开法，既要参考外地的经验，又要有创新精神，

使会议收到预期的效果。

四是突击性。大型会议的时间一般较短，仅仅几天时间，在这短短

几天，必须做很多的工作，而且挤在一各起做。这就要集中力量，采

取快速的办法，进行突击，不容许慢腾腾的拖拉，否则将贻误会议的

进程。因而会议秘书人员要有预见性，考虑问题要细致周到，工作方

法要快，效率要提高，才能适应会议的要求。比如会议闭幕式上的各

种文件，事先就要准备好，若是两三天会议，等会议开完再写就来不

及了。四、大会秘书处的工作内容大会秘书处的工作内容较多，

如何完成这些任务？一般地说，就是在大会秘书长的统一指挥下，成

立若干小组，明确分工，各司其职；如有工作界限不清或相互扯皮的，

则由秘书长从中协调解决。各小组的工作大体分工：

秘书组。负责：

1、文件、材料、图片的印刷、登记分发；

2、来文、来函、来电、传真（含电子邮件）的登记、呈批、办理；

3、有关出席证、工作证、车辆