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知识产权档案管理办法

一、总则

1.为加强本单位知识产权档案的科学管理，有效保护和利用知识产权相关文件资料，充分发挥知识产权档案在单位发展、创新及维权等方面的重要作用，根据国家有关法律法规以及本单位实际情况，特制定本办法。

2.本办法所称知识产权档案是指本单位在知识产权的创造、运用、保护和管理等活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录，包括但不限于专利、商标、著作权、商业秘密等方面的档案资料。

二、管理职责

1.知识产权管理部门职责

负责统筹规划知识产权档案工作，制定和完善档案管理制度、流程及相关规范。

对各类知识产权相关业务活动进行指导，确保档案资料的完整收集、整理与及时归档。

定期检查知识产权档案的保管状况，协同档案管理部门处理档案管理中出现的问题，并提出改进建议。

负责知识产权档案的利用审批及对外提供利用的协调工作，保障档案利用的合法性和安全性。

2.档案管理部门职责

按照国家档案管理相关标准及本单位要求，为知识产权档案提供专门的保管场所、设施设备，确保档案存储环境安全适宜。

接收、登记并妥善保管知识产权管理部门移交的各类档案资料，对归档档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立健全档案检索系统，便于档案的查询和利用。

负责制定知识产权档案保管期限表，并按照规定定期对到期档案进行鉴定、销毁或续存等处理工作，做好相应记录。

组织开展知识产权档案管理相关培训工作，提高档案管理人员及涉及知识产权业务人员的档案管理意识和操作技能。

3.其他相关部门职责

各涉及知识产权创造、申请、维护等业务活动的部门（如研发部门、市场部门等），应指定专人负责本部门知识产权档案资料的收集、整理工作，并按照规定时间和要求向知识产权管理部门移交相关资料，确保档案资料的真实性、完整性和准确性。

积极配合知识产权管理部门和档案管理部门开展的档案检查、利用、销毁等各项工作，协助解决在档案管理过程中出现的涉及本部门业务的相关问题。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

专利类档案：包括专利申请文件（申请书、说明书、权利要求书、附图等）、专利受理通知书、专利审查意见通知书、专利证书、专利年费缴纳凭证、专利转让或许可合同、专利检索与分析报告、与专利相关的研发记录及实验数据等。

商标类档案：商标注册申请书、商标图样、商标受理通知书、商标注册证、商标续展、变更、转让等申请文件及核准证明、商标使用许可合同、商标监测及维权相关资料、品牌宣传推广涉及商标使用的资料等。

著作权类档案：作品的创作手稿、原件及复印件、著作权登记申请文件、著作权登记证书、作品发表或出版合同、与作品创作相关的策划方案、素材资料、计算机软件的源程序代码、开发文档、版本更新记录等。

商业秘密类档案：商业秘密的确定文件（包括密级、必威体育官网网址范围、必威体育官网网址期限等的划定）、涉及商业秘密的技术资料、工艺配方、客户名单、经营策略、必威体育官网网址协议、竞业禁止协议以及采取必威体育官网网址措施的相关记录等。

其他知识产权相关档案：知识产权管理体系文件（方针、目标、管理制度、流程等）、知识产权战略规划文件、知识产权培训及宣传资料、知识产权纠纷处理相关文件（投诉书、答辩状、判决书、调解书等）等。

2.收集要求

各类知识产权档案资料应在业务活动完成或相关文件产生后及时收集，确保资料无遗漏、无缺失。

收集的档案资料应为原件或具有同等法律效力的副本，如确需留存复印件的，应注明与原件相符，并加盖相关部门或人员的印章或签字确认。

对于电子形式的知识产权档案资料，应确保其真实性、完整性和可读性，同时做好相应的备份工作，并按照本单位电子文件管理规定进行收集和存储。

3.整理要求

知识产权档案应按照不同的知识产权类型进行分类，同一类型下再根据时间顺序、项目或业务活动等因素进行细分，分别整理成册或装盒存放。

对整理好的档案应编制详细的目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等关键信息，以便快速查找和识别档案内容。

对于纸质档案，应采用统一规格的档案装具进行装订或装盒，保持档案的整齐、牢固，便于保管和利用；电子档案应按照规范的文件格式和命名规则进行存储，并建立相应的电子目录索引。

四、档案的保管与存储

1.保管场所与设施

档案管理部门应设立专门的知识产权档案保管室，保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体等“八防”功能，确保档案的安全保存。

根据档案存储需要，配备必要的档案架、档案柜、密集架、温湿度控制设备、防火灭火设备、防虫防霉药剂、防盗监控设备以及适应电子档案存储的服务器、存储介质等设施设备，并定期对这些设施设备进行检查和维护，保证其正常运行。

2.保管期限

知识产权档案的保管期限根据其重要性及相关法律法规、业务实际需求确定，一般分为短期（[X]年以下）、中期（[X]年至[X]