业主委员会印章和档案管理制度.doc

第

第PAGE1页共NUMPAGES3页

（物业小区名称）业主委员会

印章和档案管理制度

(示范文本)

在依法依规和参考、借鉴政府部门示范文本的基础上，经征求小区业主和物业使用人意见、建议，并经业主委员会会议讨论通过，制定并公布（物业小区名称）业主委员会印章和档案管理制度如下：

业主委员会应当持备案回执向公安机关申请刻制业主委员会、业主大会、印章，并自刻制业主委员会、业主大会印章之日起十日内，将印章样式书面报告镇人民政府、街道办事处。业主委员会印章应当刻制业主委员会的名称、届别和任期终止日期。

印章如不慎遗失，应及时按照规定程序重新刻制。

经业主委员会会议讨论决定，业主委员会、业主大会、印章应当分别由（姓名）、（姓名）、（姓名）负责保管，放置在（地点），确保印章安全。

印章保管人员如有变动，应当及时上缴印章，由业主委员会会议重新讨论确定印章管理人。

使用业主大会印章的，应根据业主大会的决定或本物业小区《业主大会议事规则》的约定。未经业主大会决定或本物业小区《业主大会议事规则》约定的，不能使用业主大会印章。

使用业主委员会印章的，应当有业主委员会过半数委员签字同意或经业主委员会会议讨论通过。未经过半数委员签字同意或未经业主委员会会议讨论通过的，不能使用业主委员会印章。

使用印章应当做好登记手续，填写用印时间、用印事项、文件标题和份数、使用人姓名、盖章人姓名等事项。

禁止在空白纸上加盖公章。

业主委员会应当将履职期间产生（包括且不限于所有盖章的文件资料）和保管的文件资料造册、编号、归档，指定专人保管，按规定时限保管。

档案管理人员应当每（￡月/￡季度）收集、整理需归档的资料，确保档案资料的完整。

档案资料包括且不限于以下内容：

业主大会会议和业主委员会会议的记录、纪要以及所作决议、决定的书面材料、公示、公告及图片；

业主委员会备案资料；

本物业小区《管理规约》《业主大会议事规则》；

本物业小区《物业服务合同》；

业主清册及业主电话号码；

管理业主公共收益的，收入、支出、管理等相关资料；

其他涉及业主共同利益的与物业管理有关的文件、资料等。

档案资料的查阅范围：。档案资料的查阅方式：。

查阅人须填写查阅单，写明查阅目的及与之相关的资料内容、查阅日期，查阅人须签名，并出示查阅人本人的不动产权属证明和身份证件原件或复印件。

查阅资料需经签发查阅单、联系方式：。档案管理人员凭查阅单供查阅人查阅与其相关的资料内容，并登记在案。

存放档案的房间有防盗、防火、防潮、防鼠等措施，

档案应当按照保管期限或类别排列有序，便于查找。

印章保管人员、档案管理人员职务中止或者终止的，应当自职务中止或者终止之日起三日内将其保管的印章、档案资料移交给业主委员会。

业主委员会应当在停止履行职责之日起三日内将印章、档案资料移交给新一届业主委员会；未成立新一届业主委员会的，移交给居民委员会、村民委员会临时保管。