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档案管理方案

一、管理目的

加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、管理细则

1.档案资料的归档范围

（1）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等。

（2）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件。

（3）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等。

（4）公司领导的批示、指示等。

（5）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

（6）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等。

（7）公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报。

（8）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料。

（9）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料。

（10）本公司发布的各类广告、宣传材料；

（11）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

（12）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；

（13）财务档案资料；

（14）各种实物档案；

（15）其他具有利用和保存价值的文件资料。

2.档案资料的归档要求

（1）归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

（2）一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。

（3）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

（4）子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

（5）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

3.档案资料的归档时间：

（1）即时归档：下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

①公司规定的密级文件。

②重要文件，如政府批文、核准文件、证照等。

③合同、协议书等正本及过程资料。

④公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料。

⑤其他认为需要即时归档的资料。

（2）定期归档：

①部门应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部。

②部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；

（3）电子声像档案的归档：

①重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

②一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

③每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

4.归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：

文件等级

文件类型

保管期限

一级秘密文件

公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，单位往来发文，人事方面的各种文件，公司内部人员任免、奖励、处分等文件材料，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等

永久

二级重要文件

会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程的文件等

五年以上

三级普通文件

员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、电话记录、维修登记、材料收发、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管、档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修

三年

5.档案交接：

（1）部门内档案交接：部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。

（2）档案移交公司的流程：

①经办部门检查文件或档案，编制移交清单。

②行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对。

③档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份。

6.档案保管：

（1）档案编号：档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

（2）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

（3）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或