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档案管理制度

第一章总则

一、为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

二、本规定所称的档案档案是指企业在过去和现在的各个方面所形成的记录，包括文字、图表、账本、电子文件等不同形式的资料，这些资料对于企业的业务、经营、管理、公关、宣传等方面都有重要的价值。同时也包括企业所获得的荣誉以及相关证件等文件。

三、公司及各部门、员工有保护档案的义务。

四、档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章档案机构及其职责

一、公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。

二、公司总经理负责领导档案工作，办公室负责接收、收集、整理、建档和保管由附件二指定的档案，并负责档案使用工作。同时，督促各部门、下属子公司、参股公司、合资合作公司等单位的档案工作。

三、办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

档案的管理

整理办法：

方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

步骤：

收集

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

（2）整理：根据分类和成立时间整理。

（3）分类：根据下述分类方法分类

（4）立卷：区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

二、过程管理：

1、属于公司保管的档案：在公司及其下属子公司的各部门，资料员负责完成平时文件的预备立卷工作，包括整理文件、编制目录等。每个季度结束后，或者每季度头一个月的第十天之前，资料员要将需要归档的文件整理成册，并移交给办公室保管。任何人都不得私自占有这些文件。

2、属部门保管的档案：每个季度的头一个月的十日之前，各部门需要将需要归档的文件整理成册，并移交给办公室保管。每年的二月十日之前，各分级保管者需要将档案总目录和预备立卷材料的目录交给办公室。

三、监督：办公室根据各部门及分级保管者上报的档案总目录和预备立卷材料的目录，定期或不定期地进行检查，监督各部门和分级保管者的档案管理工作。

四、销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

五、公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。

六、在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

七、借阅：公司需要借阅文档，员工应该填写一份档案查阅单。员工不得随意外带文件材料，如果确实需要借出，需要办理档案外借手续，并经办公室批准后才能带出，用毕即归还。阅档人必须妥善保管所借阅的档案，并且不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

八、分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

第四章档案备份制度

一、公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

二、各部门应尽可能采用电脑进行管理和工作，方便业务资料的数字化处理和保存。对于存入电脑的资料和档案，需要按照《计算机管理办法》进行管理。

三、备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

第五章处理条例

一、有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1、毁损、丢失或擅自销毁企业档案；

2、擅自向外界提供、抄摘企业档案；

3、涂改、伪造档案；

4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者；

5、未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）；

第六章责任

一、本制度适用于伟凡公司各员工各部门。

二、本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。