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高等学校档案整理数字化服务竣工验收规范

1范围

高等学校档案整理数字化服务标准中规定了竣工验收规范的术语和定义、验收指标、验收要求、验收完成、档案归还和验收缺陷处置

本标准适用于高等学校档案整理数字化服务的竣工验收工作。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

DA/T18档案著录规则

DA/T19-1999档案主题标引规则

DA/T22-2015归档文件整理规则

DA/T31纸质档案数字化技术规范

DA/T47版式电子文件长期保存格式需求

DA/T69纸质归档文件装订规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

档案

国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。[DA/T19-1999，定义3.1]

3.2

归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种文件材料，包括纸质

和电子文件材料。

[DA/T22-2015，定义3.1]

4验收指标

在抽检合格率在95%以上（含95%）予以验收通过。

5验收要求

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5.1档案出库

核对档案出库凭证，包括如下：

a)出库信息；

b)《档案交接表》内容填写情况。

5.2档案整编

5.2.1档案的分类、组合、排列与编目工作符合要求。

5.2.2检查卷内文件正确，新编序号无错编、漏编。

5.3目录著录

5.3.1检查目录著录符合DA/T18以及DA/T22的要求。

5.3.2档案目录数据与档案实体信息相符，检查文件页号正确。

5.3.3目录建表格选择通用的数据格式。

5.3.4对条目录入的数量及准确性进行抽查核查。

5.4档案扫描

5.4.1扫描应符合DA/T31规定的工作和质量要求。

5.4.2扫描方式合适。

5.4.3扫描后的图像清晰、完整、不影响图像利用效果。

5.4.4扫描文件有备份。

5.4.5扫描统计正确。

5.4.6图像存储格式符合DA/T47的规定。

5.5图像处理

5.6检查图像偏斜度、清晰度、失真度。

5.7档案数字化图像的整体性符合要求。

5.8档案文件的色彩处理不影响档案信息。

5.9文件装订

档案装订紧实，应符合DA/T69的要求。

5.10数据挂接

5.10.1以卷或件建档，并按档案文件档号命名文件夹。

5.10.2数据关联，将图像文件和纸质档案数字化副本存储到相应文件夹。

5.10.3抽查图像文件和纸质档案数字化副本的名称与档案目录数据库中该份文件的档号一致。

5.10.4抽查图像文件和纸质档案数字化副本的页数与档案目录数据库中该份文件的页数一致。

5.10.5抽查图像文件和纸质档案数字化副本的数量与目录数据库中目录的数量总数的一致。

6验收完成

签收的《项目验收单》见附录A，及其它与验收有关的证明文件。

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7档案归还

7.1归还入库档案应根据档案出库时的统计情况清点统计。

7.2纸质档案在通过验收后形成归档文件全部移交。

7.3应在电脑数据验收结束后，会同数字化档案一起向档案数据保管方移交全部数字化信息并办理移交手续。

8验收缺陷处置

8.1在验收中发现的问题及时修改

8.2对于修改过的档案应进行内部检查。

8.3验收采用的是抽查的方式，对于验收后的数据仍然提供返工服务，在发现的问题应在7个工作日内上门服务，对于有问题的数据进行返工处理。

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附录A

（规范性附录）

项目验收单

A.1给出项目验收单的格式。

表A.1项目验收单

验收日期

验收工序

验收内容

验收不符合项

工序负责人

整改建议

纠正情况

备注

档案出库

档案整编

目录著录

档案扫描

图像处理

文件装订

数据挂接

验收评价

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