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秘书实务实训

模块一办会

案例一会前准备如何做

【职业情景】

波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。参加的有本单位、外单位的

人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有

放映机。租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上午十点

整，而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午

九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一

看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器

已送出。眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚``````

思考题：

1、假如你是刘小姐，对节下区可能发生的各种情况，应该如何处理？

2、假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？

3、向总经理报告后，你还应该做些什么？

4、召开大型会议前各种准备工作，包括印象、电子类装置应提前多少时间安排？

案例二会务准备要细致、周密

【职业情景】

一次某地当代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，

虽得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。

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事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或

播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于

是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了

回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，

未家注意，因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组

长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志捉，这一事故该给予批评，

吸取教训。但在关键时刻能得到即使不久，这是好的，这一点值得表扬。

思考题：

本案例中，会务准备方面存在哪些问题？

案例三“时装秀”方案

【职业情景】

某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。

秘书小李拟了一个方案，内容如下：

1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。

2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经

理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表

演队若干人。

3．会议主持人：XX集团公司负责销售工作的副总经理。

4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。

5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。展示

活动闭幕、收调查表，发纪念品。

6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品

介绍资料。订货意向书、购销合同

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7．会址：服装集团小礼堂。

8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭

设T型服装表演台，安排来