天津水利科研电子档案建设与管理工作探讨.docx

·68·海河水利2015年8月

DOI:10.3969/j.issn.1004-7328.2015.04.025

天津水利科研电子档案建设与管理工作探讨

佟旸，张一凡，吴逊

(天津市水文水资源勘测管理中心，天津300061)

摘要：信息技术的发展为电子档案建设提供了技术支撑。论述了水利科研电子档案建设的意义，梳理了水利科研档案的主要内容，归纳了电子档案的文件类型，结合天津水利科研档案的管理和应用，探讨了水利科研电子档案建设的主要内容和服务方式，有利于推动水利科研档案管理的信息化，提升水利科研档案的管理和服务水平。关键词：水利科研；电子档案；管理服务；城市

中图分类号：G275.7文献标识码：B文章编号：1004-7328(2015)04-0068-03

水利科研档案是水利科研活动的历史纪录，是水利科技档案的重要内容。水利科研项目从开展到结束产生了大量的数据，形成了大量可贵的文献资料，这些数据和文献资料经整理形成水利科研档案。但是，这些宝贵的水利科研资料由于管理力度的薄弱、管理手段的单一、借阅查询方法的繁琐导致查阅和使用困难，使其得不到有效的利用。怎样挖掘水利科研档案的潜力，使水利科研成果进一步发挥作用是科技管理工作的一项重要任务。在当前信息时代，利用信息技术建设电子档案，实现水利科研档案管理与服务信息化，对水利科研成果的推广应用和水利科研工作的管理有着重要的意义。

1天津水利科研电子档案建设与管理的必要性和

重要性分析

水利科研档案有着重要的作用和价值，而这一重要价值和作用只有通过水利科研档案的利用才能发挥出来。因此，水利科研档案的管理和应用是水利科研价值发挥的关键，需要高度重视。

水利科研档案是水利科研活动真实、完整的记录，但对档案管理来说，纸质档案不能满足当前档案管理的需求。水利科研工作从立项、研究到得出最后成果，需要开展很多工作，产生大量文件。以水利科研报告来说，它是水利科研活动全过程的记录，是水利研究工作的最终结果。但是，纸质档案保存的水利科研报告，是课题组根据验收专家意见修改后的版本，是加工后的产品，已不是原始的第一手材

料。特别是在数据方面，水利科研活动产生的大量

收稿日期：2015-03-30

作者简介：佟旸(1986-),女，助理工程师，主要从事水文工作。

数据，需要经过计算或模型运算产生结果，然而由于篇幅局限，水利科研报告往往只提供计算公式或模型算法和给出结论，大量的数据计算和模型运算无法采用纸质介质存入档案，许多宝贵的数据和资料流落在个人手中或就此丢失。

随着水利信息化的发展，水利科研工作高度借助于信息技术。网络传输、视频监控、录音录像、多媒体应用、GIS技术、数据库技术等在水利科研中广泛应用，水利科研档案迫切需要建立与之相适应的信息化管理方法和管理系统。以水环境研究为例，纸质档案一般保存的仅是水质指标和变化说明等数据和语言描述，而录像、照片、监控等信息技术应用产生的电子文件可以提供直观可视的水质变化过程、方便研究分析、提高工作效率和提升水利科研水平和质量。但是，这些电子文件只有通过信息管理系统科学的组织、利用，才能发挥应有的作用。

如何提高水利科研档案管理水平，挖掘水利科研档案的潜力，为社会和水利科研工作及时、有效地提供水利科研档案信息服务，是当前信息时代水利科研档案管理和应用的紧迫问题。利用信息技术，建设水利科研电子档案，规范水利科研档案管理，提高水利科研档案质量，实现水利科研档案管理与服务信息化，使水利科研成果进一步发挥作用，正是解决这一问题必要而有效的方法。

2天津水利科研电子档案管理平台架构和功能

天津水利科研电子档案建设是遵循电子文件归档与管理规范，建设电子档案应用平台，为档案收集、立卷、保存、管理和应用提供一体化的服务支撑。其主要内容是平台的架构和功能、档案的收集

2015.No.4佟旸，张一凡，吴逊：天津水利科研电子档案建设与管理工作探讨·69·

与保管、应用服务和系统安全保障。

2.1电子档案的文件类型

电子档案由电子文件及其相应产品组成。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传输的文件。

一般来