会议组织与服务教学课件全书电子讲义.pptx

会议组织与服务

的概念

的功能

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二、

三、会四、会五、会六、会

议概述

绪论

组织工作

服务工作

◆了解会议的概念，理解会议的功能、特点与主要类型

◆掌握会议的构成要素

◆理解会议的一般流程

◆理解会议服务工作的主要内容与要求

本章学习目标

二、会议的功能

实施民主决策行使民主权力

领导和指导级工作

宣传教育统一认识

交流信息沟通情况

研讨和咨询

分类标准

具体种类

释义

参加人员数量

特大型会议

参加人员在万人以上

大型会议

参加人员数千人

中型会议

参加人员数百人

小型会议

参加人员数人或数十人

信息传播方式与手段

现场会议

所有(或绝大多数)参会者处于同一开会现场，能够开展面对面的交流

电话(电视)会议

参会者分布在不同的多个会场，信息通过电话(电视)网络传输，不便开展面对面交流

网络会议

参会者分布在不同场所，甚至每个人都在各自的办公场所内，信息通过互联网传输，借助于网络技术可以开展一对一、一对多等方式的交流

三、会议的主要类型

主题与内容

工作会

主要内容围绕工作或业务工作展开

展销会

主要内容是各类商品的展示、推销与采购，期间会举行一系列的分项活动，如签字仪式、发布会等

培训会

主要内容是针对某一课题对参会者进行培训和教育，使其提高相应的素质或技能

学术会

参会者围绕某一共同课题进行研讨和交流

度假会

主办方为了提高凝聚力、放松身心而召开，没有特别明确与正式的主题，地点往往在风景区

功能与目的

决策会

为了开展某项工作而进行决策，会议成果为决议或决定

执行会

对某项工作进行部署，明确分工和要求，如各种动员会、协调会、现场办公会

讨论会

围绕某项课题进行研讨，一般要有明确成果

告知会

主要目的是发布相关信息、说明有关情况

纪念会

为了表达对某一重大事件或重要人物的纪念而召开

召开周期

定期会议

按照确定的周期召开，如年会、例会等

临时性会议

根据工作需要而召开，没有固定周期

阶段特征

预备会议

为了使会议取得更好的效果，在正式会议开始之前召开的会议，主要目的是统一思想并对会议的筹备、安排、议程、文件等各方面的情况进行审查

正式会议

全体参会者按照确定的议程参加的会议

必威体育官网网址要求

秘密会议

会场不允许正式参会者之外的其他人员在场，会议内容和召开情况不对外公开

公开会议

议内容和召开情况完全可以公开，会场可以进行公开采访

(6)客户咨询会

(7)新产品发布会

(8)产品展销会

(9)业务洽谈会

企业的会议类型

会议参加者：按照会议的要求和既定议程，按时完成参会准备、报

到、出席、讨论、发言、聆听、投票等各项活动，会议结束后离会；

会议组织者：进行筹备、召集、服务等各项工作的人，会议结束后还要继续进行善后的各项工作。

参加者形成的会议机构有代表团等

组织者形成的会议机构有主办单位、承办单位、主席团、秘书处、会务组等。

四、会议的构成要素

1.人员与机构要素

会议所需要的物质条件主要包括场地、设备、文件、

装饰品、车辆等。

会议的筹备、召开等各个环节，均须消耗一定数额的资金，因此经费也是不可或缺的物质保障条件。

四、会议的构成要素

2.物质条件要素

主要包括会议名称、会议主题、会议内容与议

程、会议方式、会议结果与决议等。

会议的抽象要素是会议的灵魂，也是会议召开目的的体现，会议的人员构和物质要素都应围绕会议抽象要素的需求进行安排。

四、会议的构成要素

3.抽象要素

五、会议组织工作

会议组织工作流程一般分为三个阶段：会议召开之前的筹备阶段、会议召开过程中的组织管

理与服务阶段、会议结束后的收尾与总结阶段。这三个阶段往往也被简称为“会前”、“会中”和“会后”,是各种类型的会议都适用的流程

划分方式。

在每一个阶段中，还可以进一步细分为若干工作环节，这些具体的工作环节往往取决于会议的类型、规模和性质。

会前阶段会中阶段会后阶段

清退场地、结算费用

整理文件、编发纪要

准备会议文件和用品

发布会议通知

完成各项服务

终止开会

审批方案

否

否

会议服务主要对象：各类参会人员

服务的主要内容：接待服务、礼仪服务、生活服务、安保服务

会议服务

为了保障会议顺利召开并取得良好成效而进行的一系列保障性具体事务工作的统称

六、会议服务工作

会议组织与服务

第一节会议方案制定

第二节会议通知制发

第三节会前材料住备

第四节会场准备工作第五节会前财务准备

前组织工作

第

庄田

◆了解会前组织工作的主要内容

◆能够拟写会议方案和