高等学校档案整理数字化服务 档案装订员岗位标准.docxVIP

1

高等学校档案整理数字化服务档案装订员岗位标准

1范围

高等学校档案整理数字化服务标准中规定了档案装订员岗位标准的术语和定义、岗前培训、岗位职责、工作流程和档案移交。

本标准适用于高等学校档案整理数字化服务装订员岗位的要求。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T9705文书档案案卷格式

DA/T1-2000档案工作基本术语

DA/T22-2015归档文件整理规则

DA/T69-2018纸质归档文件装订规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

档案

国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。

[DA/T1-2000，一般概念2.1]

3.2

归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种文件材料，包括纸质和电子文件材料。

[DA/T22—2015，定义3.1]

3.3

装订

通过线装法、粘接法、变形材料装订法、封套法等方式，将归档文件以件为单位进行固定的过程。[DA/T69-2018，定义3.2]

4岗前培训

2

除学习本岗位技能操作还应学习如下知识：

a)高等学校的档案实体分类知识；

b)高等学校档案实体分类的标准化和规范化；

c)高等学校档案实体分类见附录A。

5岗位职责

5.1确保归档文件的安全必威体育官网网址性。

5.2检查文件页号是否正确。

5.3检查目录数量与内页是否相符，封面内容与内文是否相符。

5.4对扫描好的档案文件进行整理、排序、装订并检查纸张是否完整。5.5填写纸张幅面及纸张数量的装订明细登记表。

6工作流程

6.1档案整理组卷

6.1.1对扫描好的档案文件进行整理组卷。

6.1.2按照档案来源备案表中文件的先后顺序，对文件进行排序。

6.1.3卷内文件应以其有机联系和逻辑关系合成一件。

6.1.4填写“卷内目录”中的件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项。

6.1.5填写封面上的全宗号、目录号（年度）、案卷号、保管期限、起止年月、件数、页号等必备项。

6.1.6卷内目录和备考表是案卷的不可缺项。

6.2档案装订

6.2.1尽可能保持档案原貌，对扫描后的档案文件进行装订。

6.2.2档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行。

6.2.3一般情况下，选用左侧三孔装订法。

6.2.4案卷装订应无错页、颠倒、漏页等情况，档案左侧若有内容信息，应贴边后装订。

6.2.5档案装订应采用专业装订线装订，不应使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

6.2.6对于已装订过的档案，装订应尽可能地按照原来的装订孔位，尽量不新打装订孔。6.2.7应按两对齐要求，装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。

6.2.8按档案排列顺序安放，档案底部和右侧保持整齐。

6.3档案装盒

档案装盒的外装格式应符合GB/T9705的要求。

7档案移交

7.1完成相应工作后对档案（实体及电子）接收。

7.2纸质实体档案的交接应填写《档案交接登记表》（见附录B），交接双方应在《档案交接登记表》

上签字。

3

附录A

（规范性附录）

高等学校档案实体分类

A.1给出高等学校档案实体分类

表A.1高等学校档案实体分类

分类号

一级类目

分类号

二级类目

三级类目

说明

DQ

党群

11

党务综合

分党委、总支、直属支部综合材料入此

学校党群部门在工作中形成的文件材料

12

纪检

13

组织

14

宣传教育

15

统战

民主党派材料入此

16

工会

妇女工作材料入此

17

团委

学生社团材料入此

XZ

行政

11

综合

教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此

行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的

文件材料

12

人事

师资培养材料入此

13

监察审计

14

武装保卫

15

总务

16

档案、图书、文博

JX

教学

11

综合

学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此

教学管理和教学实践活动中形成的文件材

料

12

学科与实验室建设/研究生教育

专业设置入此

13

招生/全日制本、专科教育

14

学籍管理

学生奖惩材料入此

15

课堂教学与教学实践

16

学位

17

毕业生

毕业生信息反馈工作入此

18

教材

KY

科学研究

11

综合

科研经费管理、学术活动材料入此

科学研究管理和科研实

践活动过程中形成的文

件材料

[12]

按学科或专业