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高等学校档案整理数字化服务档案录入员岗位标准

1范围

高等学校档案整理数字化服务标准中规定了档案录入员岗位标准的术语和定义、岗前培训、档案录入员岗位职责、著录员岗位职责、自检互检要求和工作现场。

本标准适用于高等学校档案整理数字化服务档案录入岗位的要求。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

DA/T18-1999档案著录规则

DA/T19-1999档案主题标引规则

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

档案

国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。[DA/T19-1999，定义3.1]

3.2

著录

在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

[DA/T18-1999，定义3.1]

3.3

著录项目

揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项人才间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。

[DA/T18-1999，定义3.2]

3.4

著录格式

著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

[DA/T18-1999，定义3.4]

2

岗前培训

4

除学习本岗位技能操作还应学习如下知识：

a)高等学校的档案实体分类知识；

b)高等学校档案实体分类的标准化和规范化；

c)高等学校档案实体分类见附录A。

5档案录入员岗位职责

5.1保证档案安全性

确保档案的安全必威体育官网网址性，做好每份电子文件的备份。

5.2保证档案正确性

5.2.1按照卷内目录及客户要求将案卷级、文件级条目著录入客户档案管理系统中。

5.2.2对著录项目条目自检，填写录入明细登记表，做好录入明细登记。

5.3保证档案标准化

5.3.1按著录格式要求录入文件条目。

5.3.2按照优化操作标准要求，对文件图像进行纠偏、去污的优化处理等操作。

5.3.3按要求做好文件命名、保存和页数统计工作。

5.3.4确保电子文件的质量格式等符合标准要求。

6档案著录员岗位职责

6.1对领取的档案，进行案卷封面、卷内目录各项目填写准确、完整。

6.2卷内文件缺少题名或形成日期的，根据档案内容自拟文件题名并考证标注文件形成的案卷标题书写规范。

7自检互检要求

7.1录入员和著录员进行自检以及双方互检。

7.2目录输入人员对每天的录入数据进行自检。

7.3著录员对目录数据库中新增数据逐条质检。

8工作现场

8.1工作现场应保持整洁有序，不做不讨论与现场工作无关的事情。8.2工作区域明确。

8.3档案摆放应标识明确、摆放整齐。

8.4下班前应整理好档案，做好录入明细登记。8.5锁好门窗及关闭电源开关。

3

附录A

（规范性附录）

高等学校档案实体分类

A.1给出高等学校档案实体分类

表A.1高等学校档案实体分类

分类号

一级类目

分类号

二级类目

三级类目

说明

DQ

党群

11

党务综合

分党委、总支、直属支部综合材料入此

学校党群部门在工作中形成的文件材料

12

纪检

13

组织

14

宣传教育

15

统战

民主党派材料入此

16

工会

妇女工作材料入此

17

团委

学生社团材料入此

XZ

行政

11

综合

教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此

行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的

文件材料

12

人事

师资培养材料入此

13

监察审计

14

武装保卫

15

总务

16

档案、图书、文博

JX

教学

11

综合

学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此

教学管理和教学实践活动中形成的文件材

料

12

学科与实验室建设/研究生教育

专业设置入此

13

招生/全日制本、专科教育

14

学籍管理

学生奖惩材料入此

15

课堂教学与教学实践

16

学位

17

毕业生

毕业生信息反馈工作入此

18

教材

KY

科学研究

11

综合

科研经费管理、学术活动材料入此

科学研究管理和科研实

践活动过程中形成的文

件材料

[12]

按学科或专业或项目设置类目

CP

产品生产

与科技开

发

11

综合

产品生产、科技开发管理及活动过程中形

成的文件材料

[12]

按产品种类或项目设置类目

4

JJ

基本建设

11

综合

基本建设管理和项目建设中形成的文件材

料

[12]

按单项工程设置类目

SB

仪器设备

11

综合

仪器设备工作管理和仪

器设备申请购置、开箱

验收、安装调试、管理

使用、维修改造、申请

报废等各