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食材配送前准备流程明细管理

一、订单接收与审核

订单接收

1．客户订单渠道与形式

（1）订单接收渠道：

①电子订单平台：客户可以通过我公司提供的专用订单平台，在线提交订单。订单平台支持订单实时提交、修改和查询。

②电话订单：客户可通过客服电话提交订单，订单信息由客服人员手动录入系统。

③邮件订单：对于特殊客户或长期合作客户，也可以通过电子邮件提交订单。

④系统自动同步订单：对于使用第三方系统的客户，我公司与客户系统进行对接，实现订单信息的自动同步，减少人工输入错误。

（2）订单信息确认：

①食材品种：明确列出客户所需的干货调料类食材、数量、规格等。

②配送地址：准确的送货地点，包括公司地址、收货单位、联系人和联系电话等。

③配送时间要求：明确的配送时间窗口，确保订单能够按时送达。

④特殊需求：如温控要求、紧急配送、节假日配送等特殊需求信息。

2．订单信息录入与确认

（1）订单信息录入：

①订单接收后，客服人员或系统会将订单信息录入到仓储管理系统（WMS）和配送管理系统（TMS），确保信息流通无误。

②系统会自动检查订单中是否有重复、缺失或异常信息，并提示客服人员进行修正。

③若客户通过电话或邮件提交订单，客服人员会将信息准确输入系统，避免手动错误。

（2）订单确认：

①一旦订单录入系统，系统将自动生成订单号，生成订单确认单，并通过电子邮件或平台消息发送给客户确认。

②客户确认订单后，订单正式生效，进入后续配送流程。如果客户有修改需求，系统会重新生成确认单。

订单审核

1．订单审核标准与流程

（1）订单数据完整性审核：

①是否填写完整的食材品种、数量、规格和配送要求。

②是否确认了配送地址和时间要求。

③是否满足特殊需求，如温控运输、急单等。

（2）订单合规性审核：

①食材合规性检查：系统会检查订单中的食材是否符合公司供应链的库存条件、质量认证及食品安全要求。如果订单中的某些食材缺货或过期，系统会自动提示并要求更新订单或提供替代品。

②运输与配送条件审核：如配送地址是否符合运输条件，是否有特定的配送时间窗口等。

③价格与合同审核：系统会根据客户与公司的合同协议或定价标准，自动校对订单价格，确保订单金额的准确性。如果出现价格异常或与合同不符的情况，订单将被标记为“待审核”状态，待人工确认后处理。

2．特殊订单审核

（1）紧急订单审核：对于紧急配送订单（如需在24小时内送达的订单），系统会标注为紧急订单，并通过自动通知配送团队、仓库及相关部门，确保优先处理。同时，人工审核员会确认是否能够按时完成，并进行资源调配。

（2）大宗订单审核：对于大宗订单（如一次性订购大量食材），系统会自动进行库存核对，确保仓库有足够的存货来满足客户需求。如果库存不足，系统会提醒补货或进行调整，避免因库存不足而影响配送。

3．订单异常处理

（1）库存不足：如果订单中的某些食材在仓库中库存不足，系统会提示库存不足的情况，自动发出采购提醒。客户将收到通知，系统会提供替代品或协调交货时间，确保客户需求尽量得到满足。

（2）配送时间冲突：如果客户要求的配送时间与已有订单时间冲突，系统会提醒并建议调整时间。客服人员会主动联系客户协调最优配送时间，并更新订单信息。

（3）产品质量问题：如果客户在下单时特别提到需要符合特殊质量标准的食材，系统会检查库存中这些食材的质量认证记录，并进行比对，确保产品符合要求。若有不合格记录，订单将无法通过审核。

订单审核后的处理

1．订单审批与确认

（1）审批流程：订单经过初步审核后，由仓储经理和配送经理进行最终审批，确保所有信息准确无误并符合仓储和配送的操作规范。审批通过后，系统会自动生成配送任务单，并通知相关部门进行后续操作。

（2）客户确认与确认单：订单审批通过后，客户将收到确认单，确认内容包括食材清单、配送时间、地址、特殊要求等。客户确认无误后，订单正式进入配送环节。

2．配送任务单生成与调度：一旦订单确认，系统会根据订单内容自动生成配送任务单，任务单包含配送路线、配送人员安排、车辆调度等信息，自动发送给配送团队。配送员会根据系统指引，按时、按量完成配送任务。

订单跟踪与管理

1．实时跟踪与反馈：XX公司采用先进的运输管理系统（TMS），客户可以通过系统实时查询订单状态、配送进度以及预计送达时间。同时，仓储管理系统（WMS）会同步更新库存状态和订单处理情况，确保每个环节透明可查。

2．订单调整与修改：如果客户在订单确认后需要对订单内容进行调整（如修改数量、时间等），可以通过平台提交修改申请。系统会根据客户的需求重新审核并更新订单，确保修改后的订单得到正确处理。

二、配送调度与规划

配送调度的基本原则

1．按需分配，精准调度：配送调度遵循“按需分配，精准调度”的原则，根据客户需求、订单量、配送