电子文件归档与管理标准作业指导书.docVIP

电子文件归档与管理标准作业指导书

TOC\o1-2\h\u23102第1章电子文件归档概述 4

279581.1电子文件归档的重要性 4

123301.2电子文件归档的基本原则 4

275591.3电子文件归档的流程 5

1111第2章电子文件分类与编码 5

41612.1电子文件分类原则 5

10902.2电子文件编码规则 6

214892.3电子文件分类与编码的实施 6

18691第3章电子文件收集与整理 7

183983.1电子文件收集的范围与要求 7

209383.1.1范围 7

323793.1.2要求 7

161883.2电子文件收集的方法 7

301863.2.1手动收集 7

160583.2.2自动收集 7

221913.3电子文件整理的基本要求 8

196683.3.1分类 8

124873.3.2命名 8

287983.3.3标识 8

293343.3.4存储 8

237453.4电子文件整理的操作步骤 8

287633.4.1初步整理 8

53593.4.2归档整理 8

184253.4.3检索整理 8

20408第4章电子文件存储与管理 8

31634.1电子文件存储介质的选择 8

305954.1.1存储介质类型 9

155584.1.2存储介质功能要求 9

232934.1.3存储介质的选择原则 9

286174.2电子文件存储的安全措施 9

304004.2.1物理安全 9

58124.2.2数据安全 9

188094.2.3网络安全 9

96594.3电子文件存储的管理策略 10

281514.3.1分类存储 10

36264.3.2存储期限 10

212614.3.3存储容量管理 10

90554.3.4存储介质管理 10

264144.3.5数据备份与恢复 10

21424.3.6档案移交与销毁 10

32294第5章电子文件归档操作指南 10

295005.1归档前的准备工作 10

105905.1.1确定归档范围 10

155465.1.2制定归档计划 10

162735.1.3准备归档工具和设备 10

96585.1.4培训归档人员 10

304315.2电子文件归档操作流程 10

188195.2.1文件收集 11

196015.2.2文件整理 11

109815.2.3文件鉴定 11

41285.2.4文件转换 11

316765.2.5文件 11

212955.2.6元数据采集 11

310865.2.7数据校验 11

201235.2.8归档审核 11

200405.3归档后电子文件的管理与维护 11

32825.3.1定期检查 11

99705.3.2数据备份 11

276565.3.3权限管理 11

256805.3.4检索与利用 11

243355.3.5档案销毁 12

218875.3.6档案移交 12

18897第6章电子文件检索与利用 12

7406.1电子文件检索系统的构建 12

324506.1.1确立检索目标：根据电子文件的性质、内容以及利用需求，明确检索系统的目标和功能。 12

67416.1.2设计检索系统架构：结合单位实际情况，设计合理的电子文件检索系统架构，包括数据库、检索界面、索引体系等。 12

196556.1.3选择合适的检索技术：根据电子文件的特点，选择合适的文本检索、元数据检索、全文检索等技术。 12

199416.1.4保证系统安全与稳定：保证电子文件检索系统具备良好的安全功能和稳定性，防止数据泄露和系统故障。 12

187826.2电子文件检索方法与技巧 12

168736.2.1关键词检索：通过关键词组合进行检索，提高检索的准确性和效率。 12

84676.2.2分类检索：根据电子文件的类别和属性，采用分类检索法，便于快速定位文件。 12

194906.2.3检索式构造：掌握检索式的构造方法，灵活运用逻辑运算符、字段限定等技巧，提高检索效果。 12

185616.2.4检索结果处理：对检索结果进行筛选、排序、去重等处理，以获得更为精确的检索结果。 12