《国际商务单证实务第八版》7电脑制单.pdf

第七章电脑制单

一、WORD制单

WORD制单是指利用WORD在电脑上制作单

据，一般一套单据设置一个文件名，为便于查询，

通常以商业发票的号码作为文件名存档。根据公

司具体业务量的大小，以月份、地区或客户为文

件夹进行分类，方便查找。利用WORD制单有两

种方法：

（一）直接输入法

直接输入法就是把新打开的文档看成一张白纸，根据单据的要

求，填制具体的内容。该方法简单直观明了，能做到输入的资料所

见即所得，比较适合初学电脑制单的人，对于较少使用的一次性单

据，公司也可采用这种制单方法。

（一）模板输入法

模板输入法就是根据公司的实际，再按照各种单

据的格式，设置好一套空白单据的模板，制单时，首

先拷贝整套空白模板，然后输入具体单据的内容。模

板输入法能预先设置好公司的名称、地址、产品及规

格，输入时不会错位，填制速度快，只要有一台普通

的电脑，随身带上设置好的模板，就可完成整套单据

的制作，一般外贸公司的单证员比较喜欢采用这种输

入法。现将该模板设置的步骤介绍如下（以商业发票

为例）：

（1）打开MicrosoftWord，出现“文档1”；

（2）点击“插入表格”，根据具体单据的要求，

确定行列数；

（3）根据单据的格式要求，合并、调整单元格，

输入单据各栏目的名称；

（4）右键单击鼠标，点击“边框和底纹”，点击

“无”，隐去单据的边框；

（5）右键单击鼠标，点击“边框和底纹”，根据

单据需要，设定特殊的线条，到此空白单据的模板设

置完毕。

(6)根据实际业务，输入具体内容并打印。

二、EXCEL制单

EXCEL制单是指利用EXCEL在电脑上制作单据，一般

一套单据设置一个文件名，为便于查询，通常以商业

发票的号码作为文件名。

由于EXCEL可预先设置好模板，并具有统计功能，

每一个shift可直接命名为汇票、商业发票、装箱单、受

益人证明书、装船通知、提单、原产地证明书等，直

观且方便操作，每一个出口公司可根据自己的实际情

况设置模板，并在一台普通的电脑上即可完成制单，

故在实际业务中运用最广。

EXCEL制单模板比WORD制单模板简单，具体可分三

步：

（1）打开MicrosoftExcel，出现“Book1”,点击“打

印预览”，提示右边边界；

（2）根据单据的格式要求，将“shift1”修改为具体

单据名称如“商业发票”，合并、调整单元格，输入单

据各栏目的名称；

（3）根据实际业务，输入具体内容并打印。

三、“天合”制单系统V.3.3/NT