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公司费用报销程序管理办法

第一章总则

第一条目的

为加强公司财务管理，规范费用报销流程，严格控制费用支出，确保公司资金使用的合理性、合规性与安全性，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、兼职及临时聘用人员）所发生的各类与公司业务相关费用的报销事宜。

第三条基本原则

1.真实性原则：报销人员必须提供真实、合法、有效的原始凭证，费用支出确系因公司业务实际需求而产生，严禁虚报、冒领。

2.合理性原则：各项费用支出应符合公司经营活动常规，在预算额度内且遵循节约成本原则，杜绝铺张浪费。

3.及时性原则：费用发生后，报销人应按规定时间及时提交报销申请，避免费用跨期积压，影响财务核算准确性与资金流转效率。

4.完整性原则：报销单据及附件应齐全，审批流程应完整，确保财务信息完整、可追溯。

第二章费用报销的一般规定

第四条报销凭证要求

1.发票：所有报销费用原则上需提供正规税务发票，发票抬头应为公司全称，内容须清晰准确反映费用性质、金额、日期等关键信息，大小写金额相符，不得涂改、挖补；发票专用章应加盖清晰完整。特殊情况下无法取得发票（如小额零星支出），需提供其他合法有效付款凭证替代，如收据（需注明收款人姓名、身份证号、联系电话及事由），并附详细情况说明经审批通过后方可报销。

2.附件：除发票外，依费用类别不同应附相应附件佐证费用真实性，如差旅费报销需附出差审批单、交通票据、住宿发票及明细清单；业务招待费报销需附招待审批单、用餐清单、参与人员信息；办公用品采购报销需附采购申请单、验收单、入库单及购货清单等。

第五条报销时间限制

1.日常费用报销：应在费用发生后[X]个工作日内提交报销申请，避免财务信息滞后，跨月费用最迟于次月第[X]个工作日完成申报。

2.差旅费报销：员工出差返回公司后，应在[X]个工作日内整理报销单据办理报销手续，以便及时核算差旅成本与冲销预借款项（如有）。

第六条费用预算管控

各部门年初应编制详细年度费用预算，经公司审批后严格执行；报销费用时需对照预算项目及额度，超出预算部分除非有特殊获批追加预算申请，否则不予报销；财务部定期对各部门费用预算执行情况进行统计分析，形成报告供管理层决策参考，对预算超支趋势及时预警。

第三章报销流程

第七条报销申请填写

报销人应如实填写《费用报销单》，内容涵盖报销部门、日期、费用项目、金额、用途说明、支付方式等；确保大小写金额一致，字迹工整清晰；将整理齐全的发票及附件按规定顺序整齐粘贴于报销单后，确保粘贴牢固、平整，不遮挡关键信息。

第八条部门审核

1.报销人所在部门负责人为第一审核责任人，负责审查费用发生真实性、合理性及是否契合部门业务需求；核对报销项目与预算安排，对超出预算或预算外费用明确签署意见说明原因；审核无误后签字确认，如发现问题及时退回报销人补充更正。

2.涉及专项业务费用（如研发、市场推广费用），相关专业职能部门（技术部、市场部）应先行专业审核，评估费用支出技术合规性、市场推广效果匹配度等，出具审核意见反馈至报销人所在部门汇总审核。

第九条财务审核

财务部收到经部门审核通过的报销单据后，由专业财务人员从财务专业角度进行复审：

1.核查报销凭证合法性、完整性，鉴别发票真伪，确认附件与费用明细逻辑关联；审核报销金额计算准确性，涉及税费、折扣等核算是否合规；对不符合财务规定单据直接退回并注明原因，要求报销人限期整改重报。

2.比对费用报销与预算执行进度，检查是否超支；统计各部门费用数据，为财务分析提供基础数据；对重大费用支出异常波动或潜在财务风险及时向财务经理汇报，必要时协同审计部门核查。

第十条管理层审批

财务审核通过后，依公司授权审批体系，根据报销金额大小、费用性质不同由相应层级领导终审签批：小额日常费用由分管副总审批；大额资金支出、重大项目费用、超预算费用报销需经总经理甚至董事会审批；审批领导重点关注费用必要性、战略契合度，综合考量公司资源分配与业务发展规划，审慎签批。

第十一条报销支付

审批流程全部完成后，财务部出纳依据核准报销金额，通过公司对公账户转账、银行代发或现金支付（小额零星且合规情况下）方式向报销人支付款项；报销人应及时核对到账金额，确保资金收付准确无误；特殊情况需加急支付经财务负责人特批可优先处理，但需确保审批流程完整合规。

第四章特殊事项处理

第十二条预付款及预借款报销

员工因业务需求申请预付款（如采购定金、会议场地预订款）、预借款（如差旅费借款）时，需填写专项申请表，说明借款事由、金额、预计还款日期；按正常审批流程获批后财务予以放款；业务结束或款项使用完毕，借款人应在规定时间内持合规报销单据冲销预借款，多退少补；逾期未冲销者，财务从工资中逐月扣回并依规加收资金占用利