集团战略采购文件资料管理制度.doc

质量管理体系作业指导书

文件编号

ZB-CG-Z06

版本号

2

生效日期

集团战略采购文件资料管理制度

(盖控制专用章处)

修改状态

修订情况

生效日期

=1\*ROMANI

=2\*ROMANII

起草

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签发

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集团战略采购文件资料管理制度

1、目的

规范战略采购招标工作的文档管理制度，指导战略采购文档管理工作规范化进行。

2、范围

集团战略采购工作的文件资料管理。

3、职责

3.1采购项目小组（以下简称“项目小组”）职责：

整理战略合作协议文件。

3.2集团战略采购管理中心（以下简称“采购中心”）职责：

3.2.1整理战略采购材料设备技术商务资料包；

3.2.2整理战略采购材料设备价格清单；

3.2.3整理战略采购选择过程文件资料；

3.2.4战略采购日常工作文件资料管理；

3.2.5战略采购标准工作范本和表单管理；

3.2.6战略采购信息平台的管理与维护。

4、定义

无。

5、程序

整理战略合作协议文件

在对推荐中标单位进行传签时，项目小组立即着手整理战略合作协议文件，做好签约准备。要点如下：

5.1.1 整理原始投标文件

5.1.2整理招投标期间的往来函件，将原件按照时间逆序放入协议文件，复印件存档。需要投标人最后补充和澄清的，立即要求投标人予以书面澄清

5.1.3根据定标会议决议，对技术文件、商务文件、价格清单等进一步明确和完善；

5.1.4协议文件得到传签批准后，立即进行装订。

整理战略采购材料设备技术商务资料包

在协议文件得到传签批准后，采购中心开始着手整理战略采购材料设备的资料包，分成技术和商务两个子资料包，经权限设置并转换成只读文件后，上传至KM战略采购协作网站，供集团有关部门和子公司有关人员查阅使用。其中，对于各子公司在项目采购中需要查阅引用的资料必须单独明示，以便子公司能迅速找到所需资料。

整理战略采购材料设备价格清单

在整理技术商务资料包的同时，采购中心有关成员开始整理价格清单。所有价格清单必须采用设置权限的只读电子版文件形式处理并实行分级管理，具体步骤如下：

5.3.1根据战略供应商的书面要求，将价格清单分为1、2两个必威体育官网网址级别，分别规定其各自的必威体育官网网址范围和要求：

1级必威体育官网网址清单：

协议清单保管权限：属于1级必威体育官网网址的价格清单只能发给区域子公司成本经理及其有该项材料招标采购权限的下属城市公司成本经理本人保管。

协议清单查阅权限：区域子公司总经理和分管成本的领导、拥有该项材料招标采购权限的下属城市公司总经理和分管成本的领导有权提出查阅，其他任何人员均无权知道价格信息，各级领导也不得向任何人员透漏任何价格信息。

项目价格清单的使用：因为项目支付、结算需要，该项目成本经理和负责该项材料的造价工程师可以掌握项目采购的价格清单（需设置IRM权限），该项目总经理有该清单的查阅权限。

如果因为项目需要，区域子公司及其下属的城市公司其他人员需要了解个别产品的价格信息，由相关的成本经理进行判断，是否予以提供1级价格清单的必威体育官网网址要求以外的有关价格信息，同时做好记录以备后期查询追踪。

2级必威体育官网网址清单：

协议清单保管权限：属于2级必威体育官网网址的价格清单只能发给区域子公司及其下属城市公司成本经理本人保管。

协议清单查阅权限：区域子公司及其下属的城市公司总经理、各级分管成本的领导、项目总经理、项目成本经理均有权提出查阅，其他任何人员则无权知道整体价格信息，各级领导也不得向任何人员透漏任何价格信息。

项目价格清单的使用：遵照各区域公司及其下属城市公司和项目上制定的相应项目合同文件查看权限的规定。

5.3.2所有有关战略采购的价格信息都只能在XX公司内部使用，不得外传

5.3.3

5.3.

整理战略采购选择过程文件资料

采购中心的有关成员应整理战略供应商选择过程文件资料，按以下类别分类归档：

5.4.1集团战略采购年度工作计划；

5.4.2可行性研究报告；

5.4.3实施方案；

5.4.4招标及协议文件；

5.4.5会议纪要与往来函件；

5.4.6未中标供应商的有价值的资料；

5.4.7其他资料信息。

上述文件资料包括电子文件和书面文件两类，书面文件按时间逆续采用文件夹归档；需要公示的电子