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档案管理制度模版

档案工作是公司各项基础管理工作中的组成部分，是记录公司历

史和各项工作状况的一项重要工作，同时也是公司领导层、管理层、

技术人员以及广大员工在各项活动中形成的劳动结晶，故为维护档案

的完整与安全，更好的为公司各类经营活动提供参考利用，各系统档

案室负责集中统一管理各部门在各项活动中形成的全部档案。

档案人员应根据自己的岗位职责，行使职权，承担责任，各部门

要积极配合档案人员将形成的各种文件材料、图表、声像历史真迹等

材料进行收集、整理、归档、保管，并按照要求进行规范化整理并定

期向档案室移交。确保文件材料的齐全完整，质量符合归档要求。切

实做到档案管理工作的严、细、实、快。

各系统要形成各自的档案管理网络，认真执行公司档案管理的各

项方针、政策，学习档案专业知识，不断提高专业技术水平，且应保

持工作的相对稳定，避免轻易调动。

一、档案的管理

公司各类档案由行政部负责管理，各部门持有档案的应及时交予

行政部进行保管。其他部门需要使用档案时应填写《档案借阅簿》，

从行政部借取。

二、分类方法

公司档案分设五个一级类目，即行政管理类(包括行政事务和人事

管理)、经营管理类(包括公司资质和各类合同等)、基本建设类(包括

工程资料、图纸等)、财务档案类(包括凭证、账簿、财务报告等)及特

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殊载体类(包括声像、影像资料等)。公司运转过程中较特殊的单位，

有些档案难以归入上述类别时，可根据实际情况增设一级类目。

三、归档的要求

不同载体的归档材料必须齐全完整，能准确地反映公司及各单位

的生产经营中的各项活动的真实内容和历史过程。

归档的文件材料必须是办理完毕且具有保存价值的，在保持文件

的有机联系原则上，层次分明，符合形成规律，科学地分类。

归档的文件材料除电脑打印外，一律不准用非耐久性材料(铅笔、

圆珠笔、纯蓝墨水、红色笔)书写或签发，可用黑色中性笔或蓝黑、黑

墨水笔书写。

各系统、中心、室每季度末将各类档案归档文件目录(或查阅目录)

报公司档案室进行备案。

四、归档形式及份数

1永久和长期保存的文件，必须打印纸版归档。归档的各类文件

材料，一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料可适当

增加归档份数。

五、整理

档案的整理工作就是把尚处于相对零散状态和需要进一步条理化

的档案进行分类、排列、组合和编目，使之保持有机联系、系统化、

条理化，便于保管和利用。

六、档案的存放管理

为了做好档案资料管理工作，最大限度地延长档案的寿命，确保

档案的安全，特做如下具体要求：

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(1)根据档案的制成材料的成分和状况对档案进行分类存放，采取

不同的防护措施；

(2)要加强档案室的管理，严格执行档案管理的“十防”制度，要

定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进

行其他技术处理；

(3)档案室要保持清洁卫生，用具排放整齐、有序，不得存放与档

案管理工作无关的物品；

(4)档案室内严禁吸烟、点火，不准存放易燃____及有毒物品，定

期检查电器线路、消除隐患，防止意外事故发生。要使用正确的档案

装具；

(5)要注意档案利用过程中的安全防护；

七、档案的安全必威体育官网网址

为确保公司____档案的安全，不发生泄露、遗失等现象，各级人

员要严格执行档案安全必威体育官网网址制度。

公司重要工作会议记录，因工作需要查阅时需经档案主管部门审

批，任何人不得泄漏全文记录内容。如未经审批泄漏会议内容，根据

情节的严重给予责任人经济处罚，主管领导连带。

任何人不得擅自将档案带出办公室或与阅读范围以外的人共看，

如被发现给予责任人经济处罚。

任何人不得随意涂改档案，非经批准销毁的档案，不得私自销

毁，如未经批准销毁而擅自销毁档案根据销毁档案的重要程度对责任

人给予经济处罚，主管领导连带。

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使用的各种检索工具、统计表不得随意抛弃，须经主管领导同意

登记统一处理。取送档案文件时须用文件夹或提包，绝不允许随身携

带