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公文写作常识与技巧

一、公文的种类、作用和特点

公文，公务文书，是国家机构与其他社会组织在公务活动中，

按照特定的规范体式，经过一定的处理程序形成和使用的具有法

定效用的书面文字材料，是传达贯彻党和国家政策、方针，发布

行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布臵

和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。简而言之，就是

处理公务的文书。（相对于私文，社交应酬类如信函、电文、明

信片等，证明类，记录类如日记、自传、家谱、遗嘱等；有别于

社会通用事务类文件，礼仪类如柬帖、致（贺）辞、欢迎（送）

词、答谢词、悼词等，书信（电文）类如申请书、投诉书、感谢

信、倡议书、慰问信、决心书等，证明类如请假条、收条、借条、

欠条等，告启类如启事、讣告、海报等）公文处理工作作为秘书

部门各项业务工作中最基础性的工作之一，做好这项工作，对于

保持办公室工作的正常运转，搞好“三服务”，具有十分重要的

意义。

（一）公文的种类

公文的种类，可分为法定公文和常用应用公文两大类。法定

公文，即国家和党内有明文规定的规范性公文，如条例、规定、

办法等。常用应用公文，是指除法定公文之外的其他经常使用的

公文，如指导性的有命令（令）、指示、批复、决议、决定、通

报、通知等；陈请性的有请示、报告、议案等；公布性的有公告、

通告等；商洽性的有函；证明性的有证明、介绍信、合同等；记

录性的有会议记录、会议纪要；还有计划、规划、总结简报。专

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用公文，如财经类的有会计文件、统计文件、审计文件，人事类

的，涉外类的，司法类的，教学类的，作战类的。1996年中央办

公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定党的机关的14

种常用公文为：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、

报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。2000年8月国

务院发布的《国家行政机关公文处理办法》规定的国家行政机关

13种主要公文为：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、

报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

（二）公文的作用

第一，公文具有法规和准绳的作用。有的公文本身就属于法

规文件，有的公文则是法规的具体化。它们对所涉及的对象都具

有强制的约束力和规范作用，是个人和单位行动的准绳。

第二，公文具有领导和指导的作用。通过互行公文，上级机

关可传达领导意图，下级机关则可遵照执行、贯彻领导意图。

第三，公文具有教育和宣传的作用。国家行政机关可通过公

文进行自上而下的宣传，以达到教育、启示、动员、释疑解惑、

说明的作用。

第四，公文具有联系和知照的作用。通过互行公文，各级行

政机关可互相交流、沟通信息、了解情况、掌握实情，从而提高

办事效率和领导水平。

第五，公文具有依据和证明的作用。公文是发文单位开展公

务活动的记载，也是收文单位联系、开展工作的书面凭据，起着

公认的“立此存照”的作用。

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简言之，领导和指导作用，知照与联系作用，准绳与尺度作

用，宣传与教育作用，凭证与依据作用。正是因为公文在国家行

政工作中扮演着如此重要的角色，使得遵行公文礼仪成为基层公

务员的一项基本职责。

（三）公文的特点

（1）由法定作者制发。公文的法定作者，指依法成立并能以

自己名义行使职权和