2-1-湖南电子政务传输系统简明手册.doc

湖南电子政务传输系统简明手册

一、电子政务传输系统管理员部分

首先插入银白色的林果key，打开ie浏览器输入公文系统地址（http://实际ip）使用本单位管理员账号登陆湖南银行业电子公文系统后就可以进行文件传输所必需的相关设置。各单位管理员账号由湖南银保监局进行分配。地市的由市分局进行分配。

注意：林果key初始PIN码如果不小心key被锁只能拿到省银保监局解锁。

如图：

使用管理员账号密码登录电子公文系统后，对本单位人员进行维护，点击左侧“本单位人员”菜单，进入人员维护界面，如图

击右上角“新建人员”按钮，可进入新建人员界面，保险机构需要新建人员，本单位人员为文件的收发人员，如图

二、电子政务系统公文收发文部分

登录公文系统必须插入银白色的林果key，使用本单位人员账号登陆公文系统。在公文系统的右上角有“公文”、“信息”、“会议”、“其他传输”四个模块，每个模块都可以进行收发文，如果要在其中某个模块进行收发文，点击右上角某个模块就可以了。

注意：银行机构需要将2019年12月6日以前的所有文件进行归档，否则文件无法打开。

归档操作：点击收文管理------已签收文件如图：

勾选左上角的全选方框--------点击右上角“归档”按钮，这一页的文件就都进行了归档，就自动存到已归档收文里。会议和其他传输包括已发文件只要是12月6日以前的文件必须归档后才能浏览。

1、收文管理

1.1签收

登录湖南电子政务系统后，在左侧导航器的“收文管理”中单击“待签收文件”，或直接在页面中间提示的右侧，直接点击“现在处理”进入待签收公文列表界面。

单击需要签收的文件的标题，单击“签收”，文件自动保存在“已签收文件”列表中。

1.2打印

在已签收公文列表里单击需要处理的文件标题，打开公文收文登记簿

点击“打印”按钮进行打印公文，注意不要在浏览状态下进行打印这样打印出来的文件会是黑白文件。

2、发文管理

2.1将排版好的word文件转换成sep格式的文件。

怎么转换sep格式的文件：将word文件打开，如果是03版在word工具栏处就有，如果是07或者以上版本则在加载项中。如图：

Office2003

Office2003

公章定位符

公章定位符

转换工具Office2007\2010

转换工具

Office2007\2010

两种情况：A、文件需要加盖电子章，打开排版好的word文件，将鼠标定位在要盖章的位置选择公章定位符，将公章定位符移动至盖章的最佳位置，再点击转换工具将word文件转换成sep格式的文件。点击转换工具会提示保存文件的界面。

B、文件不需要加盖电子章，在排版好的word文件中就不添加公章定位符。直接点击转换工具将word文件转换成sep格式的文件。

选择文件保存的路径后点击保存，书生阅读器会自动打开转换后的sep格式的文件，没问题关闭就可以了。如图：

添加了公章定位符的sep文件

添加了公章定位符的sep文件

图一图二

图一是添加了公章定位符的sep文件，公章定位符是蓝色为正常，图二是没有添加公章定位符的sep文件。

2.3新建发文：在公文系统平台里左侧导航器的“发文管理”中点击“新建发文”按钮，带红色星号的选项是必须要填写的。

正文上传sep格式的文件，如果文件加盖电子印章就选择图一的sep文件，如果文件不用加盖电子印章就选择图二的sep文件，点击右上角的“保存”按钮，系统自动跳转到盖章操作。

2.4文件盖章：选择图一的sep文件时需要插入电子公章盘，点击系统右上角的“盖章加密”或者点击左侧导航器的“待盖章”——待盖章列表选择要盖章的文件标题，点击“盖章加密”。选择需要加盖的公章输入密码确定；选择图二的sep文件时，点击“盖章加密”系统会提示“加密完成”。

点击“确定”，系统会自动打开盖章完成后的文件或者加密完成后的文件，确认文件无误后关闭文件点击“确定”。

2.5文件发送：在“主送单位处”选择收文单位，单击“发送”即可。

三、电子政务系统其他传输收发文

1、收文管理

与收公文是一样的，进入公文系统后点击系统右上角的“其他”模块，进入其他传输模块，点击待签收的文件，点击签收，签收之后打印。

2、发文管理

点击新建发文，登记其他类文件相关要素，上传文件正文（正文必须上传sep格式的文件）及附件文件。

注意有加密文件和非加密文件两种选择。加密文件就是和发公文一样，可以进行盖章加密处理，非加密文件就是只是进行发文登记、保存、发送。

常见问题

（一）若用word制作公文，转换成功后公章定位依然是黑色图片，则在word中插入公章定位时选中图片-〉右键设置图片格式-〉颜色控制改为黑白即可；