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（行政文秘）文秘四级考试复习指南

供经费列支。

(1)人员安排表：包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。

(2)日程安排：日程安排要具体，包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的形式列出。

(3)接待经费列支包括

1)工作经费：租借会议室、打印资料等费用。

2)住宿费。

3)餐饮费。

4)劳务费：讲课、演讲、加班等费用。

5)交通费。

6)参观、游览、娱乐费用。

7)纪念品费用。

8)宣传、公关费用。

9)其他费用。

4．横向沟通

(1)横向沟通概念：横向沟通一般体现为部门间员工的沟通，在横向沟通中不存在直接的上下级关系。横向沟通的目的是为了增强部门间的合作、减少摩擦。横向沟通在组织中的表现形式通常为：会议、面谈、备忘录、报告等。

(2)横向沟通可能遇到的障碍

1)部门“本位主义”和员工短视倾向。

2)“一叶障目”，对公司组织结构的偏见。

3)性格冲突。

4)猜疑、威胁和恐惧。

(3)横向沟通的策略

1)选择针对性的沟通形式。

2)树立“内部客户”的概念。

3)耐心倾听而不是叙述。

4)换位思考。

5．纵向沟通

(1)纵向沟通的概念：纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。纵向沟通中，从上至下进行的下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键。

(2)下行沟通和上行沟通

1)下行沟通是管理沟通的主体。下行沟通在组织中的表现形式通常为：公司政策、报告、信函、备忘录、谈话、口头指示、会议、传真、电子信箱等。

2)上行沟通则开辟了一条管理人员听取员工意见、想法和建议的通路，提供员工参与管理的机会，从而减少了员工因不能理解下达的信息而造成的损失。

(3)纵向沟通可能遇到的障碍

1)接受者沟通技能上的障碍。

2)沟通各方心理活动引起的障碍。

3)不善聆听。

4)草率评判。

5)语义表达和理解方面的歧义。

(4)纵向沟通策略

1)下行沟通策略

①制定沟通计划。

②减少沟通环节。

③“去繁从简”，减轻沟通任务。

④言简意赅，提倡简约的沟通。

⑤启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价；采用多介质组合，比如书面形式与电话相结合。

2)上行沟通策略

①建立信任。

②适时采用走动管理，安排非正式的上行沟通。

6．冲突产生的原因

(1)信息传达不够精确或不够完整。

(2)目标不合，难以合作。

(3)责任不明，缺乏效率。

(4)敌对或其他负面的感觉。

7．冲突处理策略

弃子投降、全力支持、携手合作。按兵不动、粉饰太平、铁令如山、制定规则、和平共存、讨价还价、

弃子投降、全力支持、携手合作。

秘书资格四级考试复习指南一

来源：多智网校2009年7月6日【多智网校:职业考试在线辅导第一门户】在线考试

办公室事务与管理

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

掌握对办公环境和办公设备进行安全检查的方法；做好信息的必威体育官网网址工作；能够处理日常办公事务，如安排值班、履行报销手续、零用钱的管理、印章及介绍信的管理；办公设备和办公用品的发放和管理；编制时间表的方法；管理领导和自己的工作日志；熟悉文书形成与处理的基本程序。

二、重点提示

1．对办公环境和办公设备进行安全检查，改进办公环境

(1)安全检查的方法

1)确定检查周期。

2)发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。

3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解

决。

4)发现隐患，认真填写“隐患记录及处理表”。

(2)健康、安全的办公环境的基本要求

1)建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。

2)办公室空间适当、噪声要低。

3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。

4)设置相应的消防设施和设备。

5)饮用水符合健康安全要求。

2．做好信息的必威体育官网网址工作

(1)口头信息的安全必威体育官网网址工作

1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的必威体育官网网址信息。

2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出必威体育官网网址信息。

3)只向来访者提供组织允许提供的信息。

4)按会议要求传达会议信息。

(2)纸面信息的安全必威体育官网网址工作

1)接收必威体育官网网址文件要登记，传阅必威体育官网网址文件要签收，保存必威体育官网网址信息要归类，携带必威体育官网网址文件要放在文件夹或文件盒中。

2)离开办公室时，要把必威体育官网网址文件锁入抽屉或柜子；用邮件发送必威体育官网网址信息要注有“秘密或必威体育官网网址”；高密级信息由工作人员亲自送交收件人。

3)当传真必威体育官网网址信息时，应使用具有必威体育官网网址功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。

4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里；不再需要的必威体育官网网址文件要销毁。

(3)电子信息的安全必威体育官网网址工作

1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方；打印必威体育官网网址材料时要人不离机。

2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未