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档案管理制度

第一章总则

第一条公司档案是反映公司全貌的历史记录，是公司的珍贵财

富。为了加强公司档案的科学管理，提高信息资源的利用价值，

根据本公司的实际情况，特制定本制度。

第二条公司档案管理的目标是确保档案的完整性、准确性、可

靠性和安全性，提供及时、有效的档案服务，促进公司决策和工

作的开展。

第三条公司档案管理工作遵循法律法规、行业标准和公司内部

管理规定，建立科学的档案管理体系，明确各级责任和权限，保

证档案管理的规范化、规范化和制度化。

第四条公司综合部负责公司的档案管理工作，设立档案管理岗

位，配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、分类、

归档和借阅等工作。

第二章档案的组成与分类

第五条公司档案包括以下几个方面的内容：

1.组织机构及管理档案：包括公司章程、组织机构设置文件、人

事编制、任免文件、机构改革决定、会议记录等。

2.人事档案：包括员工个人档案、人事变动档案、考核评价档案、

培训记录档案等。

3.项目档案：包括项目立项文件、项目合同、项目计划、项目执

行过程记录、项目验收报告等。

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4.财务档案：包括财务报表、财务合同、财务审计报告、资产管

理档案等。

5.技术档案：包括研发项目档案、技术标准、技术规范、技术研

究报告、专利文件等。

6.客户档案：包括客户合同、客户信息、客户服务记录、投诉处

理记录等。

7.合作伙伴档案：包括供应商合同、合作协议、供应商评估报告、

合作伙伴信息等。

8.市场营销档案：包括市场调研报告、市场推广方案、营销活动

记录、市场竞争分析报告等。

9.知识产权档案：包括商标注册证书、专利证书、著作权登记证

书、商业秘密保护文件等。

10.其他相关档案：包括会议记录、报告材料、公文文件、合同协

议、行政管理文件等。

第六条公司档案按照内容、形式和重要性进行分类和编目，建

立档案分类和编目规则，确保档案的有序管理和检索利用。

第三章档案的收集与整理

第七条公司各部门应按照规定的时间节点和要求，及时将产生

的各类档案报送档案管理部门，确保档案的及时收集。

第八条档案管理部门负责对收集到的档案进行初步整理，包括

归档材料的齐全性、准确性和完整性的核查，确保档案的完整和

可靠。

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第九条档案管理部门应编制档案目录和档案索引，建立档案检

索系统，方便用户进行档案查询和利用。

第四章档案的存储与保护

第十条公司应配备适当的档案存储设施，保证档案的安全性和

环境适宜性，防止火灾、水灾、盗窃等事故的发生。

第十一条档案存储设施应具备防潮、防尘、防虫、防鼠等基本

条件，采取有效措施控制温度、湿度和光照，防止档案的损坏和

老化。

第十二条档案管理部门应制定档案借阅制度，对外部人员的档

案借阅要求进行严格审查和控制，并记录借阅情况，确保档案的

安全和完整。

第十三条档案管理部门应建立档案备份和档案数字化转换制度，

确保档案的备份和电子化管理，以应对灾难事件和长期保存需求。

第五章档案的利用与销毁

第十四条档案管理部门应根据用户的档案查询请求，提供及时、

准确的档案查询服务，并记录查询情况。

第十五条公司内部人员在合法授权和限定范围内，可以借阅档

案，但不得随意移动、涂改、拆卸档案资料，严禁外借档案。

第十六条档案管理部门应制定档案销毁制度，对于无需长期保

留的档案，按照规定的时限和程序进行销毁，确保档案的合规处

理和安全销毁。

第六章档案管理责任与监督

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第十七条档案管理部门负责公司档案管理工作的组织和协调，

确保各部门的档案工作符合规定和要求。

第十八条公司领导层应重视档案管理工作，明确档案管理的重

要性和责任，提供必要的支持和资源，推动档案管理工作的落实。

第十九条公司应定期进行档案管理工作的检查和评估，发现问

题及时整改，提高档案管理的质量和效果。

第二十一条公司应建立健全档案管理的内部监督和外部审计制

度，