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公文写作规范

一、公文的概念

公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管

理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料,是办理公务的重

要工具。公文的基本含义,可以从四个方面来理解：

(一)公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。

(二)公文形成的条件是行使职权和实施管理。

(四)公文是办理公务的重要工具之一。

公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策

的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。公文质量主要体现在公文的思

想内容与文字表达两个方面。在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、

科学性强。在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。

二、公文的主要文种：

国务院2000年颁布的《国家行政机关公文处理办法》第二章“公文

种类”共确定了13个文种。

（一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政

措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变

更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

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（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（一般适用中央、省级

人民政府）

（四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，

传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通知是一种使

用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可

以用通知。通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通

知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。通知一般都要有一个符合标

题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道

是什么单位通知什么事情或要求做什么事情。避免简单地使用“通知”作

标题，不写被通知单位。通知要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什

么要求等。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大

会常务委员会提请审议事项。

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（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”是对重要的问题提

出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答

复审批事项。

（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、公文的分类：

(一)从公文的行文关系上来划分：上行文、平行文、下行文。

(三)从公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件、公

布文件。

(四)从公文的制发机关的性质和公文作用来划分：法规文件、行政文

件、党的文件。法规文件又可分为法律文件、法令文件、行政法规文件。

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(五)从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报