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会务流程管理

一、会前准备

（一）会议计划和成本预算

1．会议计划

首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需要时间、地点、议程等。

（1）会议议题:运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会

（2）会议名称：运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会

（3）出席对象：院、系领导，离退休代表、学生代表

（4）主持人：赵小狮2.会议成本预算

（1）会场装饰费400元，租用花卉礼仪300元；

（2）设备费200元

（3）文件资料费，即制作筹备400元，宣传会议以及完成会议议程所必需的各类文件的费用及相应的文具费150元

（4）人工费，即会场布置者、礼仪生的报酬600元

（5）茶水费800元

（6）奖品费用2000元

（7）餐费3000元。总计：7850元

3.会议时间：2011年10月11日

4.会议地点：运城学院（老校区）2号楼大礼堂

（二）文件准备

1.开幕词

开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：（1）对来宾和与会人员表示欢迎；

（2）对会议的内容、任务、目的作简要介绍；（3）预祝会议成功。

2．工作报告

工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。

3.发言稿

这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，一般不宜太长。

4.其他会议文书

除了文件之外，秘书还应准备好会议所用的技术性、程序性或服务性额文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单等等。

（三）会场准备

对会场的要求总体上是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和必威体育官网网址。

1.会场布置

会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求以外，还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。

本次会议在礼堂前方安排主席台。主席台为长方形桌，上铺黑色桌布。

2.主席台席位

第一排的正中为首席，其次是左位，再次是右位，先左后右，左高右低，前排为主，后排为次，其他的依此类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。

3.会场设施

会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备应事先反复检查、调试（如扩音器的音量大小），以免临时发生故障或出现差错。

本次会议采取中型会议模式。

（四）会议议程、程序的拟定

1.运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会议程时间：2010年10月11日

（1）主持人宣布：请参加大会的院领导、系领导、离退休老年同志其他与会者入座

（2）奏国歌

（3）院党委副书记安建平宣读受表彰先进单位及个人名单，院领导向获奖单位和个人颁发奖牌和证书。

（4）与会代表发表讲话（离退休代表、各系代表、学生代表、院党委副书记、院长姚纪欢，院党委副书记赵小狮）

（5）主持人宣布：运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会结束。

2.日程表

时间

活动名称

内容

地点

参加对象

主持人

10

月11日上午

8：00-12：

00

举行会议

各与会人员召开会议

老

校区大礼堂

各

与会人员

赵小狮

10

月11日中午

12：00-14：00

就餐

就餐

老

校区小餐厅

各

与会人员

赵小狮

（五）会议通知的发送

此次会议的通知方式主要有以下几种：

1、通知书送达

会议通知

xxx老师：

兹定于2010年10月11日上午8：00——12：00在老校区大礼堂

召开运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会，请准时出席。

院办公室

2010年10月7日

2、电话通知

二、会间工作

（一）会场的组织与服务

1.报到与签到

会议正式开始前，应做好与会者的报到与签到工作，并准确统计人数（包括出席者姓名，缺席者姓名及原因），提交给会议主持人。

本次会议与会者报到与签到，采用签到本签到的方式。

2.材料发放

与会者到达会址后，秘书应及时发放会议材料，以供在会议上学习、参考之用。本次会议材料较多，秘书可