工程监理工程档案资料的管理.docx

工程监理工程档案资料的管理

一、监理方的职责

（一）设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理由项目总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料在各阶段工作结束后及时整理归档。

（二）监理资料及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。

（三）按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托、监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。

（四）编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB50328－2001）和城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》的要求，及时由项目监理部提供。

二、建设工程档案编制质量要求与组卷方法

（一）归档文件的质量要求

（二）归档的工程文件一般应为原件。

1.工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

2.工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

3.工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。

4.工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

5.工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（277mm×210mm）。

6.工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

7.所有竣工图均应加盖竣工图章。

8.利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。

9.工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作。

10.工程档案资料的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。

11.工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字。

（三）立卷的原则和方法

1.立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于归档。

2.一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

3.立卷采用如下方法：

（1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。

（2）工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷。

（3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

（4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

（5）竣工图可按单位工程、专业等组卷。

（6）竣工验收文件可按工程、专业等组卷。

4.立卷过程中宜遵循下列要求：

（1）案卷不宜过厚，一般不超过40mm。

（2）案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

三、卷内文字的排列

（一）文字材料按事项、专业顺序排列。

（二）图纸按专业排列。

（三）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

四、监理文件和档案收文与登记

（一）所有收文应在收文登记表上进行登记（按监理信息分类别进行登记）。应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位（部门）、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由项目监理部负责收文人员签字。

（二）监理信息在有追溯性要求的情况下，应注意核查所填部门内容是否可追溯。

（三）资料管理人员应检查文件档案资料的各项内容填写和记录真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签订。

（四）有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息。收文登记后应交给项目总监或由其授权的监理工程进行处理，重要文件内容应在监理日记中记录。

五、监理文件档案资料传阅与登记

由建设工程项目监理部项目总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员名单和范围，并注明在文件传阅纸，随同文件和记录进行传阅。

六、监理文件发文登记

（一）发文由项目总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理部图章，对盖章工作应进行专项登记。如为紧急处理的文件，应在文件首页标注“急件”字样。

（二）发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，信息管理人员根据文件签发人指标确定文件责任人和相关传阅人员。

七、监理文件档案资料分类存放

监理文件档案经收／发文、登记和传阅工作程序后，必须使用科学的分类方法进行存放，这样既可满足项目实施过程查阅、求证的需要，又方便项目竣工后文件和档案的归档和移交。项目监理部应备有存放监理信息的专用资料柜的用于监理信息分类归档存放的专用资料夹。采用计算机对监理信息进行辅画管理。

八、监理文件档案资料归档

（一）监理文件档案资料归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作，应根据现行《建设工程监理规范》及《建设工程文件归档整