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HNGCDABZ-2013
湖南省电力公司变电站工程档案管理标准化指导书
（HNGCDABZ-2013）
分类号
分类名称
文件材料内容
工作要求
文件形成单位
立卷单位
保管单位
保管期限
8400
工程建设文件
8400
立项文件
1、国家、省发改委关于开展项目前期工作的文件
2、国家电网公司、湖南省电力公司上报项目核准文件
3、发改委的项目核准批复
1、500千伏及以上工程：由湖南省电力公司（以下简称省公司）报国家电网公司（以下简称国网公司），国网公司报国家发改委核准；220千伏及以下工程：由省公司报国网公司审查后再报省发改委核准。
2、建设管理单位向运行单位提供项目核准批复复印件。
3、通过协同办公系统下发的文件，各单位自行打印后归档（以下条款同此要求）。
各级发改委
建设单位
建设单位
运行单位
永久
国网公司
省公司
核准单位
8400
投资文件
1、项目贷款、融资文件
2、投资估算核定报告及批复
3、资金计划
4、投资计划
5、年度投资计划完成报告
1、建设管理单位保存投资文件，运行单位只保存工程基建年度投资计划和资金计划。
项目法人
建设单位
建设单位
运行单位
建设单位
运行单位
永久
8400
往来文件
1、工程项目建设重要往来文件及主要传真件
2、物资供货时间变更通知
1、各级政府部门下发的文件及协调会议纪要等，重要函件及传真件。
各级政府
各参建单位
监理单位
运行单位
永久
项目部组织机构文件
1、业主项目部组织机构报审（XM2）及批复
（1）项目部管理人员资质证书复印件
2、监理项目部成立发文
（1）项目部管理人员资质证书复印件
3、施工项目部成立发文（SXMB1）
（1）施工项目部管理人员资格报审表（SXMB2）
（2）项目部管理人员资质证书复印件
1、业主项目经理变更：应经项目法人同意后重新报审。
2、施工、监理项目部经理、副经理、总工变更：应经业主项目部同意后变更，并重新报审、发文。
建设单位
监理单位
施工单位
监理单位
运行单位
永久
8400
勘察设计招投标文件及合同
1、中标通知
2、勘测、设计合同
3、法人代表授权委托书(如委托)
（因在工作要求第4条中提出了所有招投标文件由招投标单位归档，故省略了招投标过程文件，下同）
1、建设单位与中标单位签订合同。
2、合同签订应由双方法人或法人代表亲笔签名，加盖合同专用章，并签署日期。合同必须在初步设计审查之日2个月之前签署。如授权，应在合同签订之前授权委托。
3、建设单位向运行单位提供中标通知、合同的复印件归档。
4、合同依据性文件应根据国家、行业、国家电网公司新发布的有关规定及时更新。
5、合同内容应包含工程创优、强条执行、典型施工方法、标准工艺应用、质量通病治理防治措施、环保等具体要求。
6、第一未中标单位的投标文件保存10年。
7、在招标过程中形成的所有招投标文件按招投标有关规定和办法由招标单位收集、整理、归档。
8、设计合同包括可行性研究、初步设计、施工图设计合同。
招投标中心（招标代理公司）
建设单位
设计单位
建设单位
运行单位
永久
8400
监理招投标文件及合同
1、中标通知
2、监理合同
3、法人代表授权委托书(如委托)
1、要求同“勘测设计招投标文件及合同”1至7条。
2、合同应在施工合同之前签署。
招投标中心（招标代理公司）
建设单位
监理单位
建设单位
运行单位
永久
8400
施工招投标文件及合同
1、中标通知
2、施工承包合同
3、法人代表授权委托书(如委托)
1、要求同“勘测设计招投标文件及合同”1至7条。
招投标中心（招标代理公司）
建设单位
施工单位
建设单位
运行单位
永久
8400
设备监造招投标文件及合同
1、中标通知
2、设备监造合同
3、法人代表授权委托书(如委托)
监造招标由国家电网公司负责。
招投标中心（招标代理公司）
物资单位
施工单位
物资单位
运行单位
永久
8400
大件运输招投标文件及合同
1、招标公告或邀请函
2、招标文件
3、招标文件答疑
4、投标文件
5、评标报告
6、决标意见
7、中标通知
8、大件运输合同
9、法人代表授权委托书(如委托)
1、若大件设备制造厂商不包运输，由建设管理单位与中标单位签订合同。
2、合同签订应由双方法人或法人代表亲笔签名，加盖合同专用章，并签署日期。如授权，应在合同签订之前授权委托。
3、建设管理单位或物资单位向运行单位提供中标通知、合同的复印件归档。
4、合同依据性文件应根据国家、行业、国家电网公司新发布的有关规定及时更新。
5、在招标过程中形成的所有招投标文件按招投标有关规定和办法由招标单位收集、整理、归档。
招投标中心（招标代理公司）
建设单位
中标单位
运行单位
运行单
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