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酒店采购流程管理制度

第一章总则

为规范酒店的采购流程，确保采购的透明性、公正性和高效性，保障酒店资产的合理使用和财务安全，根据国家相关法律法规及行业规范，结合本酒店的实际情况，特制定本制度。通过本制度的实施，旨在提升采购效率，降低采购成本，提高服务质量，确保酒店运营的可持续发展。

第二章适用范围

本制度适用于本酒店所有部门的采购活动，包括但不限于物资采购、设备采购、服务采购等。所有与采购相关的员工、供应商及外部服务提供商均需遵循本制度。

第三章制度依据

本制度依据以下法规和政策制定：

1.《中华人民共和国合同法》

2.《中华人民共和国招标投标法》

3.《酒店行业采购管理规范》

4.本酒店内部管理规定及政策

第四章采购目标

1.确保采购过程的规范性和透明性。

2.优化采购流程，提高采购效率，降低采购成本。

3.保障采购物资的质量和服务的可靠性。

4.建立和维护良好的供应商关系，促进合作共赢。

第五章责任分工

1.采购部门：负责全酒店采购工作的组织、实施和管理，制定采购计划，进行市场调研，选定供应商，签订合同等。

2.各部门经理：负责本部门的采购需求提出，配合采购部门开展工作，审核采购计划，并对采购物资的使用负责。

3.财务部门：负责审核采购合同及付款，确保资金使用的合规性。

4.质量控制部门：负责对采购物资的质量进行监督和检验，确保符合规定标准。

第六章采购流程

第1节采购需求的提出

1.各部门需根据实际需要提出采购申请，填写《采购申请表》，并说明采购的目的、数量、预算和时间要求。

2.采购申请需经部门经理审核签字后，提交至采购部门。

第2节采购计划的制定

1.采购部门根据各部门的采购申请，汇总并制定年度采购计划。

2.采购计划需经总经理审核批准后方可实施。

第3节供应商的选择

1.采购部门进行市场调研，收集潜在供应商信息，评估其资质和信誉。

2.根据需要，进行询价、比价，选择合适的供应商。

3.重要采购项目需通过招标方式进行，遵循《招标投标法》的相关规定。

第4节合同的签署

1.采购部门与选定供应商协商具体采购条款，签订《采购合同》。

2.合同内容应明确商品或服务的规格、价格、交货时间、付款方式、违约责任等条款。

3.合同需经财务部门审核后，由采购部门和供应商签署。

第5节采购物资的接收与验收

1.供应商按合同约定时间交付采购物资，采购部门负责接收。

2.接收时需对物资进行数量和质量验收，确保符合合同标准。

3.验收合格后，采购部门填写《验收报告》，并交财务部门进行付款。

第6节采购记录的管理

1.采购部门应对所有采购活动进行记录，建立采购档案，包括采购申请、合同、验收报告等文件。

2.定期对采购记录进行整理和归档，确保信息的追溯性和完整性。

第七章采购监督与评估

1.监督机制：设立内部审计部门，对采购流程进行定期监督，确保各项采购活动合规。

2.评估机制：每季度对采购工作进行评估，分析采购效率、成本控制、供应商表现等，并提出改进建议。

3.反馈机制：建立反馈渠道，各部门可对采购工作提出意见和建议，采购部门应及时进行整改。

第八章附则

1.本制度的解释权归酒店管理层所有。

2.本制度自发布之日起实施，原有相关规定同时废止。

3.本制度根据实际情况可进行修订，修订需经管理层批准。

第九章附件

1.《采购申请表》

2.《采购合同模板》

3.《验收报告模板》

4.采购流程图

通过以上制度的实施，酒店的采购流程将更加规范、高效，确保各部门的采购需求得到及时满足，同时也为酒店的整体运营提供有力支持。希望全体员工共同遵守本制度，积极配合采购工作，为酒店的持续发展贡献力量。