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[单位名称]知识产权档案管理制度

总则

1.为加强本单位知识产权档案管理工作，有效保护和利用知识产权相关资料，提升知识产权管理水平，依据国家有关法律法规及本单位实际运营情况，特制定本制度。

2.本制度适用于本单位内部所有涉及知识产权创造、运用、保护、管理过程中形成档案的活动，涵盖专利、商标、著作权、商业秘密等各类知识产权形式。

知识产权档案涵盖范围

1.专利档案：包括发明、实用新型、外观设计专利申请文件（申请书、说明书、权利要求书、附图、摘要等），专利审查意见通知书及答复材料，专利证书，年费缴纳凭证，专利实施许可合同，专利转让协议，与专利相关的研发实验记录、技术交底书等。

2.商标档案：商标注册申请书、商标图样、商标受理通知书、商标注册证，商标续展、变更、转让申请文件及核准证明，商标使用许可合同，商标维权记录（侵权投诉材料、行政查处决定、司法判决书等），商标宣传推广策划及执行资料，彰显商标知名度的获奖证书、媒体报道等。

3.著作权档案：各类文学、艺术、科学作品的创作手稿、电子稿原始文档，作品登记证书，著作权许可使用合同，与作品创作相关的创作思路阐述、素材搜集记录，软件著作权的程序代码文档、功能说明书、操作手册，以及作品改编、衍生创作的授权协议等。

4.商业秘密档案：涵盖商业秘密认定资料，如必威体育官网网址范围划定文件、密级确定说明；必威体育官网网址措施执行记录，含员工必威体育官网网址协议、门禁与监控记录、涉密信息加密存储情况；商业秘密研发、改进流程资料，涉及项目计划书、技术研讨纪要；商业秘密侵权调查及应急处理档案等。

档案管理职责分工

1.知识产权管理部门：作为知识产权档案管理牵头单位，负责统筹规划档案工作，制定档案收集、整理标准；组织开展知识产权申报、确权、交易等业务时档案资料的同步归集；定期核查档案完整性、准确性；协调处理跨部门档案管理难题；对接外部知识产权服务机构，接收并整理相关专业资料。

2.研发部门：负责在技术研发过程中即时记录实验数据、技术突破节点、创新构思，按要求整理成技术文档，移交至知识产权管理部门纳入档案；配合撰写技术交底书、专利申请书等资料；为著作权登记提供软件开发文档、技术手册；指定专人跟踪项目研发各阶段档案生成，确保研发成果对应档案无遗漏。

3.法务部门：负责审核知识产权相关合同（许可、转让、必威体育官网网址协议等）合规性，留存合同正本归档；收集整理知识产权维权诉讼、行政查处全流程法律文书；针对商业秘密保护，协助完善必威体育官网网址制度及泄密应急处置预案并归档；为档案管理提供法律咨询，确保档案管理依法依规开展。

4.行政部门：提供档案存储场地、设备设施保障，做好防火、防潮、防虫、防盗等物理防护措施；负责档案日常借阅登记、归还检查；按照档案保管期限规定，定期组织档案鉴定、销毁工作；培训档案管理人员，提升档案保管实操技能。

档案收集与整理

1.各部门应在知识产权相关事项发生或业务办结后[X]个工作日内，将对应资料移交至知识产权管理部门。移交清单一式两份，双方签字确认，明确资料名称、份数、形成日期、密级等关键信息。

2.知识产权管理部门收到资料后，依据档案分类标准，按年度、项目、知识产权类型等维度进行分类编号，使用统一档案盒、文件夹装订成册，编制档案目录置于卷首，目录内容含序号、文号、文件名称、日期、页码、备注，确保档案检索便捷高效。

档案保管与必威体育官网网址

1.知识产权档案存放于专用档案室，配备恒温恒湿设备、防火保险柜、监控警报装置；档案室出入严格登记，仅限授权人员进入；电子档案存储于独立服务器，定期备份至异地存储介质，防范数据丢失与网络攻击。

2.依据知识产权重要程度、商业价值划分密级，分别为绝密、机密、秘密三级，在档案封面、电子文件属性中标注密级；密级档案借阅、复制严格审批，借阅人签署必威体育官网网址承诺书，禁止带出单位，归还后核查有无泄密风险；必威体育官网网址期限届满，经评估无续密必要，按流程解密公开。

档案借阅与利用

1.内部员工借阅知识产权档案用于工作关联业务，需填写《档案借阅申请表》，说明借阅目的、期限、使用范围，经所在部门负责人、知识产权管理部门及分管领导审批；借阅期限一般不超[X]个工作日，如需续借，提前办理续借手续；归还时档案管理人员检查完整性，如有损坏、缺失追究借阅人责任。

2.外部单位（合作方、司法机关、监管部门等）因合法事由借阅、调取档案，由对口业务部门发起申请，知识产权管理部门协同法务部门审核合法性，报单位主要负责人批准；提供档案复印件时注明“仅供XX用途，再次复制无效”，原件借阅全程专人陪同监督，确保档案安全。

档案鉴定与销毁

1.每[X]年组织一次档案鉴定工作，由知识产权管理部门牵头，联合法务、研发、财务等部门专家组成鉴定小组，依据知识产权时效性、价值存续状况、法律状态，判断档案留存或销毁；鉴定结果形成书面报告，报单位领导审批，销