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小公司财务报销制度及报销流程

一、制度目的及范围

为规范公司财务管理，提高费用报销的效率与透明度，特制定本报销制度。该制度适用于公司所有员工的费用报销，涵盖差旅费、业务招待费、办公费用及其他相关费用的报销流程。

二、报销原则

1.报销必须遵循“真实、合理、合规”的原则，确保所有报销单据和费用均符合公司规定。

2.所有报销必须提供相应的原始票据，如发票、收据等，缺少票据的报销申请将不予受理。

3.报销金额须在预算范围内，超出预算的费用需经过额外审批。

4.各部门需指定专人负责报销审核，确保流程的顺畅与高效。

三、报销流程

1.报销申请

1.1填写报销单：员工需填写《费用报销单》，详细列明报销项目、金额及相关说明。

1.2附上票据：将所有相关票据（如发票、收据等）复印并附在报销单后，确保票据清晰可辨。

1.3部门审核：报销单填写完毕后，需提交部门负责人审核，确认费用的真实性及合理性。

2.报销审批

2.1审批流程：部门负责人审核通过后，将报销单提交至财务部门。

2.2财务审核：财务人员对报销单及相关票据进行审核，检查是否符合报销原则和公司政策。

2.3审批意见：财务审核合格后，需在报销单上签字并注明审批意见。

3.报销支付

3.1支付安排：经财务审核通过的报销单将进入支付流程，财务部门将按照公司规定的支付周期安排付款。

3.2支付通知：付款完成后，财务部门需通知报销员工并提供付款凭证。

3.3报销记录：所有报销记录需在财务系统中录入，以便后续查阅和审计。

4.特殊情况处理

4.1紧急报销：如因工作需要，需紧急报销的情况，员工可提前沟通部门负责人，并向财务部门说明情况。

4.2补充资料：在特殊情况下，若票据缺失或不完整，员工需提供补充说明，财务部门可根据实际情况决定是否接受。

四、报销时间规定

1.报销申请需在费用发生后一个月内提交，逾期将不予受理。

2.财务部门应在收到完整报销单后五个工作日内完成审核与付款。

五、报销纪律

1.员工责任：员工需对所提交的报销单及票据的真实性负责，任何虚假报销行为将受到严肃处理。

2.部门负责人责任：部门负责人需对报销单的审核负责，确保费用的合规性与合理性。

3.财务人员责任：财务人员需严格遵循审核流程，确保所有报销信息的准确性与合规性。

六、流程反馈与改进机制

1.定期评估：公司将定期评估报销流程的有效性，员工可反馈流程中存在的问题。

2.流程优化：根据反馈情况，财务部门将对报销流程进行优化调整，确保流程更加高效。

七、附则

本制度自发布之日起生效，所有员工需遵守。如有未尽事宜，财务部门有权进行解释与补充。各部门应定期培训员工，确保对报销流程的理解与执行。

通过这一制度的实施，公司希望能够提高财务管理的规范性与透明度，确保每位员工的合法权益得到保障。希望通过明确的报销流程，能够减少报销时间，提高工作效率，同时也促进公司财务的健康发展。