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学校项目采购流程及招投标流程

一、采购流程

（一）需求确定

部门提出需求

学校内各使用部门（如教学部门、后勤部门、行政部门等）根据教学、科研、日常管理等工作的实际需要，提出采购项目需求。例如，教学部门可能需要采购新的实验设备、多媒体教学器材；后勤部门可能需要采购办公用品、校园设施维护材料等。

需求内容应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、使用时间等详细信息。

需求汇总与审核

学校的采购管理部门（如采购办公室）负责汇总各部门的采购需求。对需求进行初步审核，检查需求是否合理、是否符合学校的发展规划和预算安排。例如，审核采购的设备是否是教学或工作必需的，数量是否合理，避免不必要的浪费。

（二）预算编制

价格估算

采购管理部门会同需求部门，根据市场行情、历史采购价格等因素，对采购项目进行价格估算。对于复杂的项目，可能需要咨询相关供应商或专业机构获取报价。

估算价格时要考虑设备或服务的采购价格、运输费用、安装调试费用、售后服务费用等所有可能的成本。

预算申报与审批

将估算后的采购预算纳入学校的年度预算编制范围。按照学校的预算审批程序，由采购管理部门将预算方案提交给学校的财务部门和相关领导进行审批。审批过程中，财务部门会重点关注预算的合理性和资金来源的可靠性，领导则会从学校整体战略和资源分配的角度进行把关。

（三）采购方式选择

确定采购方式

根据采购项目的性质、金额大小、采购的紧急程度等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括：

集中采购：对于通用性强、批量大的物品（如办公文具、教材等），由学校采购部门统一组织采购，以获取规模效益。

分散采购：一些专业性较强、金额较小的物品或服务，可由使用部门自行采购，但要遵循学校的采购规定。

招标采购：对于金额较大、技术复杂、对供应商资质要求较高的项目（如大型教学设备采购、校园建筑工程等），通常采用招标方式进行采购。

采购方式审批

采购方式的确定一般需要经过学校采购管理部门的负责人审批，对于重大项目或特殊采购方式（如单一来源采购）可能还需要学校高层领导或专门的采购决策委员会审批。审批过程中要确保采购方式符合法律法规和学校的采购政策。

（四）采购实施

非招标采购方式

询价采购：

采购部门向多家符合条件的供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内提供产品或服务的报价。询价单应详细列出采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间等信息。

收到供应商报价后，采购部门对报价进行比较和评估，选择报价合理、质量和服务符合要求的供应商作为成交供应商。

竞争性谈判采购：

成立谈判小组，成员包括采购部门代表、使用部门代表、专家等。谈判小组与多家供应商分别进行谈判，就采购项目的技术规格、价格、交货期、售后服务等内容进行协商。

根据谈判结果，综合评估各供应商的情况，选择最符合采购需求的供应商作为成交供应商。

单一来源采购：

对于只能从唯一供应商处采购的项目（如专利产品、独家代理产品等），采购部门在进行充分的市场调研和论证后，向该供应商进行采购。在采购过程中，要确保采购价格合理、质量符合要求，并做好记录和审批手续。

招标采购方式（详见招投标流程部分）

（五）合同签订与履行

合同签订

采购部门与成交供应商就采购项目的具体内容、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，起草采购合同。合同条款应符合法律法规和学校的规定，明确双方的权利和义务。

合同签订前，学校的法律事务部门或法律顾问可能会对合同进行审核，确保合同的合法性和风险可控。审核通过后，由学校授权代表与供应商签订合同。

合同履行

供应商按照合同约定的时间、地点、方式交付货物或提供服务。学校使用部门和采购部门共同对交付的货物或服务进行验收，检查是否符合合同要求。验收合格后，按照合同约定的付款方式进行付款。

在合同履行过程中，如出现质量问题、交货延迟等违约情况，学校应及时与供应商沟通，要求其采取补救措施。如供应商未能履行合同义务，学校可根据合同约定和法律法规追究其违约责任。

（六）采购项目验收与结算

验收准备

验收工作一般由使用部门牵头，采购部门、技术专家等参与。验收前，验收人员要熟悉采购合同的内容，明确验收标准和方法。同时，收集和整理采购项目的相关文件，如采购申请、招标文件、投标文件、合同等。

现场验收

对采购的货物进行外观检查、数量核对、性能测试等。对于服务项目，检查服务的内容、质量、进度等是否符合合同要求。验收过程中要做好记录，如发现问题，及时要求供应商整改。

验收报告与结算

验收合格后，验收人员编制验收报告，详细记录验收情况和结论。验收报告经相关部门和领导审批后，作为结算的依据。采购部门根据合同约定的付款条件和验收报告，办理付款结算手续。

（七）采购档案管理

档案收集

采购过程中的所有文件和资料都应收集归档，包括采购需求文件、预算文件、采购方式审批文件、招标