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公文培训讲义

公文，是我们在公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、

政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者。作为行政机关

实施管理的基本手段和重要工具，公文发挥着上令下达、下情上报

和信息沟通的重要作用，体现了组织的意志，表达了组织的主张，

显现了组织活动的行为目的。公文贯穿在机关管理工作的始终，公

文的质量直接关系着我们国税系统决策管理和服务的效率，也代表

着我们国税机关的形象和声誉，反映了我们国税机关的依法行政能

力。因此，为了充分发挥公文以文辅政的作用，确保系统内政令畅

通和各项工作高效运转，进一步提高公文质量，就显得尤为重要了！

质量是公文的生命。只有高质量的公文才能为领导指导工作、

实施决策发挥重要作用，产生良好的工作效应。为此，我们作为文

秘人员，在公文处理的实际工作中应该当好“铁将军”，从起草、修

改、审核到印发，每个环节都要多层次严把质量关，都要精雕细刻、

推敲斟酌，甚至咬文嚼字、“吹毛求疵”，力求准确无误，精益求精，

决不可有半点马虎和疏漏。这样才能保证出精品，才能保证我们的

公文在政策上不出偏差、内容上不出纰漏、文字上不出差错、格式

上不出洋相。

一件高质量的公文，不光要内容真实，观点正确，条理清楚，

文字精练，还要格式规范，结构合理，标识齐全，页面整洁。今天，

我们就从如何有效地提高公文质量的角度入手，以我们在日常公文

处理工作中经常出现的一些常见问题和常见错误为切入点，以点评

的方式，逐一分析一份文件的每一个细节，来重点探讨如何才能制

作出一篇高质量的公文。

下面我们就从一份文件的版头开始——

一、版头使用中的常见错误

版头混用。我们平时拟制使用的版头主要有两种，一种是带“文

件”字样的版头文件，一种是不带“文件”字样的版头。使用“×

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×国家税务局文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免

干部、转发上级文件等，通常用于“发”字号的文件；使用不带“文

件”字样的版头用于发布方针、政策、工作部署或批转下级的报告、

请示，通常用于“函”字号的文件。因此，我们在具体的应用中，

就应该根据文件的内容和性质，对这两种版头加以区别，不可随便

混用。

二、发文字号中的常见错误

（一）年号不全

如：将“2008”省略为“08”。

正确的表达方式应该是：云国税发„2008‟23号

而如果表述为“云国税发„08‟23号”就是错误的！

（二）括弧不对

发文年度应用六角括弧“„‟”括入。经常有同志错用成圆括弧

“（）”、方括弧“［］”、方头括弧“【】”。

同样，在正文中引用文件时，文号的正确表达方式也应使用六

角括弧“„‟”，例如：《云南省国家税务局办公室关于规范国税机关

公示语标识英文翻译的通知》（云国税办发„2008‟11号）。

我们平时在审核文件时最常碰到的问题就是这个发文字号中的

括弧问题，每天审核的文件中至少都要出现一次两次，最常见的错

误就是使用方括弧“［］”。曾听到有同志说，因为在键盘上找不到六

角括弧“„‟”，只能找到方括弧“［］”，所以就使用方括弧“［］”。其

实，六角括弧“„‟”可以在WORD文档的“插入”—“特殊符号”中

找到。

（三）位置不当

将发文年度位臵提前到了机关代字前面。如：将×国税发„2008‟

××号错为„2008‟×国税××号。

（四）序号累赘

发文顺序号中多加了“0”变成“0×”号。

如：×国税发„2008‟0×号

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（五）字第搭配不当

正确的是前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不

应有“第”