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公司员工档案管理方法与制度范文(2篇).pdfVIP

公司员工档案管理方法与制度范文(2篇).pdf

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公司员工档案管理方法与制度范文

1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放,

即做到有人熟悉档案管理工作,档案保管要必威体育官网网址安全,档案管理工作

有制度约束、规范及保障。

2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;

以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所

用纸张规范工整。

3、存档资料要分类按顺序存放。例如可分为基本情况类、合同协

议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩

类、薪酬类、其它及离职类等。顺序可以按照时间顺序或自定顺序来

存放。

4、档案一人一档,用档案盒按员工编号存放,不建议用档案袋和

档案夹存放,不建议按部门存放。

5、电子档案要与纸质档案同步更新,不用每次查询资料都需要翻

纸质档案。注意:电子档案并非是将纸质档案扫描,而是将纸质档案信

息保存在一些软件工具中,如E-HR系统、E____CEL表格等,如果有时

间和精力再进行扫描的工作。

6、其它档案与员工档案资料有重叠的,原则上员工档案保存原始

资料。

员工档案的作用

1、为员工晋升提供依据

第1页共8页

通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能

情况等进行记录和分析,可以制定相对应的激励和培养方案,为员工

晋升提供通畅的渠道,激发员工的工作积极性。

2、对人力资源进行盘点

员工档案记录了员工的基本情况,进公司后的学习培训情况、岗

位变动情况、薪酬情况、考核情况等。通过对员工档案记录的情况进

行人力资源状况分析,对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作

用。

3、促进人力资源配置

通过对员工档案的查阅和整理,对员工的德、能、勤、绩进行全

面分析,因事择人,因人治事,将人才的使用更加合理化和最大化,

实现人力资源的优化配置。

4、提供历史资源查询

了解员工发展情况,制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了

解员工的需求点,以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹,在做

企业文化宣传或其它宣传方面,能提供一定素材,同时也给予员工自

豪感;离职的员工可能再回来,档案资料可以接续使用。

员工档案管理制度

一、目的

为了规范公司人事档案管理,加强档案管理的完整性、真实性、

及时性和必威体育官网网址性。同时为了维护人事档案的完整,防止材料损坏,便

于高效、有序的利用档案资料,特制定本管理办法。

二、适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

第2页共8页

三、职责

公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

四、原则

分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

五、档案管理内容

1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记

表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历

学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训

审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训

统计表。

3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关

系,死亡等情形。

六、程序

1、新员工报到后,收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后,

统一装入新建的档案袋内,并在档案袋封面左上方书写上档案袋编

号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保

存,纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋,电子档案以HR管理信

息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守,严

格遵守公司《员工必威体育官网网址管理制度》。

2、档案建立:新员工经考核合格,入职之日始,即建立个人人事

档案,起始档案材料包括:一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件

第3页共8页

的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、

体检报告、离职(失业)证明等。

七、为保证员工档案信息的及时性和准确性,以体现系统时效性

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