股东大会会务作业指引.doc

YC-WI-DB002股东大会会务作业指引版式：A

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管理体系文件

文件编号

YC-WI-DB002

版本号

A

生效日期

2010.11.12

股东大会会务作业指引

修改状态

修订情况

生效日期

=1\*ROMANI

2008.7.1

=2\*ROMANII

2010.11.12

=3\*ROMANIII

=4\*ROMANIV

起草

职务

日期

审核

职务

日期

审核

职务

日期

签发

职务

日期

股东大会会务编制作业指引

1、指引概况

目的

保证股东大会顺利召开的约定

范围

本程序适用于集团股东大会的控制?

定义

股东大会：为维护全集团及股东的合法权益，完善公司的法人治理结构而召开的会议。

内部客户

集团公司

外部客户

无

参与部门

董办/董秘、召集人、提案主办部门、股东、行政管理部、董事会

关键点

无

附件

会议通知、股东资格审查报告、停牌申请、推荐主持人函、相关议案、主持词、议程、股东会决议、法律意见书

支持文件

无

相关记录

参会登记表、股东大会表决票、表决结果、会议记录、信息披露。

?

2、流程图：无

3、职责：无

4、工作程序：

4.1会议召集：一般由董事会召集、董事长主持，独立董事、监事会、持股10%以上的股东有权向董事会提议召集股东大会。

4.2会议提案:董事会、监事会以及单独或者合并持有公司3%以上股份的股东，有权向公司提出提案；单独或者合计持有公司3%以上股份的股东，可以在股东大会召开10日前提出临时提案并书面提交召集人。

4.3会议通知

4.3.1通知时间：一般临时股东大会提前15天通知，年度股东大会提前20天通知，发行无记名股票的股东大会提前30天通知。

4.3.2表决方式：向社会公众增发新股、发行可转换公司债券、向原有股东配售股份（但具有实际控制权的股东在会议召开前承诺全额现金认购的除外），以及重大资产重组需提供网络形式的投资平台。

4.4申领股东名册:股权登记日与会议日期之间的间隔应当不多于7个工作日

——完成时间：股权登记日

4.5预订会场\通知公司高管及律师:通知董事、监事、高管、律师，制作会议标牌、横幅等。

4.6完成会议材料：包括:议程\议案\表决票\决议及公告\参会登记纸\列席会议登记纸\会议记录本\股东资格审查报告\表决结果\停牌申请\主持词\授权委托书(股东）

——完成时间：会议前二工作日

4.7股东进行参会登记:登记手续：出席会议的自然人股东，必须持本人身份证、持股凭证；代理人必须持本人身份证、授权委托书和持股凭证；法人股股东必须持营业执照复印件、法人代表授权书、出席人身份证方能办理登记手续。

——完成时间：会议前一工作日

4.8发停牌申请,布置会场,复印材料:

4.8.1行政管理部及客户服务部配合进行会场布置\横幅\录音\摄影摄像等,

4.8.2需复印的材料包括:议程\议案\表决票

4.9召开股东大会会议工作流程:

4.9.1进行到会人员登记(股东或代理人登记参会表,否则登记列席表,收取股东大会会议通知规定的参会资格材料,同时发会议材料--议程及议案,股东发一张表决票)4.9.2计算到会股东人数\到会股东代表股份总数占总股本的比例4.9.3填好主持词交给主持人,填好股东资格审查报告交给监票小组