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[公司名称]财务档案管理制度

总则

1.为加强公司财务档案管理，确保财务档案的完整性、准确性、安全性及有效利用，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。

2.本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的财务档案管理工作，涵盖所有涉及财务收支、资金运作、财务核算、税务处理等经济活动所形成的档案资料。

财务档案的范围及分类

（一）会计凭证类

1.原始凭证：包含公司业务活动中取得或填制的各类发票、收据、入库单、出库单、借款单、差旅费报销单等，用以证明经济业务发生的最初书面凭据。

2.记账凭证：依据原始凭证编制，记录会计分录，明确经济业务对应会计科目的记账依据，涵盖收款凭证、付款凭证、转账凭证等。

（二）会计账簿类

1.总账：综合反映公司全部经济业务的总分类账，按会计科目设置账户，汇总记录各科目的增减变动及余额情况。

2.明细账：针对不同总账科目下属明细项目设置，详细记载各项资产、负债、所有者权益、收入、成本、费用等明细信息，如应收账款明细账、原材料明细账等。

3.日记账：包括现金日记账与银行存款日记账，按业务发生时间顺序，逐笔记录现金收支、银行存款存取及转账业务，做到日清月结。

（三）财务报告类

1.月度、季度、年度财务报表：资产负债表呈现公司特定日期财务状况；利润表反映经营成果；现金流量表展示现金流入、流出及净流量；所有者权益变动表揭示权益各项目变动详情；附注补充说明报表编制基础、会计政策、重大事项等。

2.财务分析报告：定期或不定期对公司财务数据剖析解读，含成本效益分析、财务指标解读、经营风险预警等，助力管理层决策。

（四）税务资料类

1.纳税申报表：涵盖增值税、企业所得税、个人所得税等各税种申报表，如实申报应税收入、扣除项目、应纳税额等。

2.完税凭证：证明公司已缴纳税款的法定凭据，包含税收缴款书、电子完税证明等。

3.税务稽查文件：税务机关稽查过程形成资料，如稽查通知书、检查底稿、处理决定书等。

（五）其他财务资料类

1.财务预算方案、决算报告：预算方案指导年度资金分配、经营目标设定；决算报告对比预算执行结果，总结经验、查找偏差。

2.财务制度文件：公司内部制定财务核算、资金管理、费用报销等规章制度及历次修订版本。

3.审计报告：外部审计机构出具年度审计报告、专项审计报告，对财务报表公允性、内控有效性评价。

财务档案的整理与归档

1.财务部门指定专人负责档案整理，档案整理应遵循及时性原则，每月结账后[X]日内完成当月会计凭证装订；年度终了[X]日内结束全年账簿、报表整理归档。

2.原始凭证需粘贴整齐、分类归集，记账凭证按编号顺序排列，连同所附原始凭证折叠、对齐，加装封面封底，注明日期、凭证号段、摘要、张数等信息，用线绳装订牢固，装订线封签处加盖装订人印章。

3.账簿启用时，填写扉页完整信息，账页连续编号，年终结账后，抽出空白页，加具封面，写明账簿名称、年度、册数，活页账装订成册，账簿脊背标注科目、年度便于查找。

4.财务报告一式多份，分别归档留存，依时间顺序竖放装盒，盒面标注报表期间、种类；税务资料按税种、申报期分类归拢，完税凭证粘贴于对应申报表后；其他资料依重要性、关联性排序成册。

财务档案的保管

1.公司设立专门财务档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防霉、防尘、防鼠等“八防”设施，室内安装监控、烟雾报警器、温湿度调控设备，确保档案存放环境适宜。

2.财务档案保管期限依国家规定执行，分为永久、定期两类，定期保管期限分10年、30年，如原始凭证、记账凭证保管30年，年度财务报表永久保存，期满销毁依规审批。

3.档案保管人员定期盘点档案，每月抽检、每年全面清查，核对档案实体与目录清单，记录档案完好、缺失、损坏情况，发现问题即刻上报整改。

财务档案的借阅与利用

1.内部员工借阅财务档案，填写《财务档案借阅申请表》，说明借阅目的、期限、档案名称文号，经借阅人部门负责人、财务负责人审批，借阅机密档案还需总经理核准；外部单位借阅依法律法规、合同约定，持公函、介绍信，经法务、财务、高层多部门审批。

2.借阅者仅限在档案室指定区域查阅，不得带出，确需外借，普通档案期限不超[X]天，涉密档案严禁外借；借阅档案不得涂改、拆散、抽换、复制，特殊复制需求经财务负责人同意，注明“复印件与原件一致”并签章。

3.财务部门定期总结档案利用情况，挖掘数据价值，为经营决策、成本管控、绩效评估提供数据支撑，依档案信息撰写财务简报、专题报告。

财务档案的移交与销毁

1.财务人员岗位变动，离职前[X]日内完成档案移交，编制移交清册，列示档案明细、存放位置、保管状态，由移交人、接收人、监交人（财务主管或经理）三方核对签字，确保档案无缝衔接。