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[公司名称]采购验收管理制度

总则

1.目的：为加强本公司采购物资及服务的验收管理工作，确保采购物资与服务的质量、数量、规格等符合采购要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司所有物资采购、服务外包、工程项目采购等涉及采购内容的验收工作。

3.基本原则：验收工作应遵循客观、公正、严谨、及时的原则，严格依据采购合同、采购订单、技术标准及相关法律法规要求执行验收流程。

验收组织架构及职责分工

验收小组组成

公司设立专门的采购验收小组，成员涵盖使用部门代表、采购部门专员、质量检验专业人员以及财务部门核算人员。依据采购项目性质与金额大小，可适时邀请外部专家参与验收。

职责说明

1.使用部门：作为物资或服务的最终使用者，使用部门代表需深度参与验收全程，负责比对采购物资、服务与实际业务需求的契合度；提前明晰所需物资详细性能参数、规格尺寸；验收时精准核查物资实际使用效果，如实反馈使用体验与问题，为验收结论给出关键的实用性参考。

2.采购部门：把控采购全流程连贯性，负责验收前期筹备工作，完整收集、整理采购合同、供应商发货清单、发票等资料并移交给验收小组；全程跟进验收动态，协同供应商沟通处理验收环节出现的供货不符、延期交付等问题；针对验收结果，及时调整后续采购策略。

3.质量检验人员：秉持专业技术标准，运用专业检测设备、工具与科学方法，对采购物资的物理、化学、性能等关键指标实施精准检测；针对服务类采购，依据服务质量量化考核标准严格打分；详实记录检测数据，独立出具专业检验报告，为验收判断提供权威技术支撑。

4.财务部门：聚焦采购成本与资金结算环节，依据验收合格凭证、合同约定付款条款，严谨审核采购款项支付合理性；监督采购资金流向，把控财务风险；核算采购成本，保障财务数据精准反映采购业务实质。

验收流程

验收前准备

1.采购部门接到供应商到货通知后，第一时间通知验收小组成员，传递到货时间、地点、货物清单等关键信息，并确保验收所需资料完整无缺，如合同、技术协议副本。

2.使用部门提前清理验收场地，备好必要装卸、检测设备；质量检验人员校准检测仪器，熟悉待验物资、服务相关标准规范；财务人员梳理核对合同款项明细，为款项结算预做准备。

到货初检

1.货物抵达指定地点后，采购部门、仓库保管人员协同进行外观初检，查看包装完整性，有无破损、受潮、变形迹象；核对货物标签、标识与采购清单是否一致，清点件数、箱数，不符时即刻拍照留存证据，并通知采购部门与供应商沟通核实。

2.初检合格的物资办理入库暂存手续；初检发现严重问题、影响正常使用的物资，直接拒收，由采购部门协调供应商退换货，记录异常情况存档。

质量检验与技术验收

1.质量检验人员主导，依据既定质量标准、技术协议，对物资材质、性能、工艺精度等展开深入检测。抽样检测遵循科学随机抽样原则，保证样本代表性；需实验室检测的项目，依规留样送检，获取精准检测报告。

2.服务类采购验收，由使用部门与质量人员依照服务细则、量化考核指标，通过服务过程监督记录、用户满意度调查、成果交付评估等多元方式验收；工程项目验收，按工程进度节点分步核验，涵盖隐蔽工程验收、主体竣工初验与终验，严格核查工程质量、施工安全、资料完整性。

验收结果判定与处理

1.验收小组综合各方验收情况，现场研讨形成初步验收意见，小组成员逐一签字确认；完全符合采购要求的，判定为验收合格；部分指标不符但可整改的，给出整改意见与期限，责令供应商限期返工、补货；存在严重质量问题、无法整改达标的，判定验收不合格，拒收全部或部分货物、终止服务合同。

2.验收合格的物资，办理正式入库手续，财务部门依流程启动付款程序；需整改物资，暂缓付款，待二次验收合格后再行支付；验收不合格的，采购部门迅速与供应商协商善后，追讨损失、解除合同或重新供货，全程记录处理情况备案。

特殊情况处理

1.紧急采购验收：因生产急需、抢修等紧急状况实施的采购，验收小组优先安排即时验收，适当简化非关键流程，但关键质量、安全指标检测绝不含糊；验收资料事后补齐，保障采购流程合规闭环。

2.定制化采购验收：定制产品、特殊工艺服务验收，紧扣定制需求方案与合同特殊条款，邀请业内权威第三方机构参与评估；验收周期依定制复杂程度灵活调整，确保定制成果契合预期。

验收记录与档案管理

1.验收全程详实记录，涵盖到货初检表、质量检测报告、服务验收评分表、验收会议纪要、整改通知及反馈等资料；记录信息完备，包含物资名称、规格、供应商、验收时间、人员签字等关键要素。

2.采购部门定期归集、整理验收档案，按项目编号、时间顺序分类归档；档案保存期限依公司档案管理规定执行，以备审计、查询、追溯之需。

监督与问责

1.内部审计部门定期审查采购验收流程，重点核查验收合规性、