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业务联络与沟通协调管理制度

第一章总则

为了加强企业内部各部门之间的沟通与协调，提高工作效率，确保

业务的顺利进行，特订立本《业务联络与沟通协调管理制度》（以下

简称“本制度”）。

第二章职责与权限

第一节企业管理负责人职责

企业管理负责人是指企业的总经理或分管业务的高级管理人员。其

职责包含但不限于：

1.负责订立和实施企业的业务发展战略，保障企业业务的顺

利进行；

2.组织、引导、协调各部门间的工作，确保企业各项业务的

联络与沟通顺畅；

3.为各部门供应必需的支持和资源，促进各部门的协同工作；

4.依照企业发展需要，调整和优化各部门之间的工作分工和

职责；

5.确保企业内外部的沟通渠道畅通，提高沟通效率。

第二节部门负责人职责

部门负责人是指各个部门的主管，其职责包含但不限于：

1.负责本部门内部的业务工作的布置与协调；

2.负责与其他部门间的沟通与协调，确保信息的及时传递与

沟通；

3.帮助企业管理负责人订立本部门的工作计划和目标；

4.监督本部门人员的工作进度和工作质量；

5.提出本部门的发展建议，促进部门间的合作与发展。

第三节协作小组的设立与职责

为了加强部门间的协作与合作，特设立协作小组，由各部门负责人

构成，帮助企业管理负责人处理跨部门问题。其重要职责包含但不限

于：

1.帮助企业管理负责人解决各部门之间存在的协调与沟通问

题；

2.收集和整理各部门的需求与问题，并提出解决方案；

3.组织协调部门间的联络会议和沟通活动；

4.提升部门间的合作意识和协作本领；

5.建立和维护各部门间的良好关系，促进信息的共享和沟通。

第三章沟通与联络流程

第一节内部沟通与联络

1.部门间的沟通与联络

各部门负责人应定期召开部门间会议，讨论并解决存在的问题。会

议应确保有充分的时间和空间供各部门负责人打开讨论，并订立认真

的会议纪要，记录会议内容和各部门的工作布置。部门负责人可以通

过面对面会议、电话会议或在线会议等形式进行沟通。

2.跨部门协作的沟通与联络

当存在跨部门的业务协作时，相关部门负责人应及时与对方部门进

行沟通和联络，明确工作内容、工作进度和交付要求。沟通可以通过

电子邮件、即时通讯工具或特地的协作平台进行。

第二节外部沟通与联络

1.客户沟通与联络

各部门负责人应确保与客户的沟通与联络顺畅，保证客户需求的准

确转达和解决。可通过电话、邮件、面谈等方式进行沟通，并及时回

复客户的咨询与问题。

2.合作伙伴沟通与联络

与合作伙伴的沟通与联络对于业务的顺利推动至关紧要。各部门负

责人应自动与合作伙伴保持联系，并保持及时的信息共享和协作。可

以通过会议、合作平台、联络人员等方式进行沟通。

第四章问题解决与反馈机制

第一节问题解决流程

1.问题汇报与记录

各部门负责人应负责本部门内部问题的汇报和记录。问题汇报应包

含问题的描述、影响范围和解决建议，记录应认真记录问题的处理过

程和结果。

2.跨部门问题解决

对于影响多个部门的问题，应由协作小组帮助解决。协作小组负责

收集、分析和解决跨部门问题，并及时向相关部门负责人反馈解决情

况。

第二节反馈与改进机制

为了改进沟通与协调工作，各部门负责人可以定期组织反馈与改进

会议，收集员工的反馈看法和建议，并订立改进措施。会议应明确责

任人和时间节点，确保改进措施的有效实施。

第五章附则

第一节本制度的解释权

本制度的解释权归企业管理负责人全部，并有权对本制度进行解释

和修订。

第二节本制度的执行与监督

各部门负责人应保证本制度的执行，并及时向企业管理负责人汇报

工作进展和问题解决情况。企业管理负责人有权对本制度的执行情况

进行监督和检查。

第三节本制度的执行时间

本制度自颁布之日起生效，并适用于企业内全部的部门和员工。