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采购,费用和报销制度

财务付款和费用及报销管理制度

一、目的：为了使财务付款及报销流程明晰化、规范化。

二、范围：适用于总部、分公司、各部门。

三、报销办法

⒈报销范围

商品类采购(指商品等)、办公用品类采购(包括文化用品、劳保用品、花卉等)、固定资产采购(包括汽车、电脑、打印机、办公家具等)、图书音像资料、差旅费、运费、广告费、其他(如业务招待费、伙食费、零星支出等)。

⒉报销凭证

报销时应提供购货合同书、购货协议书、购货订单、物品申购审批单、出差申请审批表及其他相应资料。

3.报销流程

⑴报销人填写企业微信审批后，经公司相关部门经理审批通过后，每周六上缴凭证下周一至出纳员处领款或划拨，最后交财务中心会计账务处理。

⑵流程图

报销人→相关部门经理→会计→出纳员→账务

4.特别规定

（1）员工因公出差可以借差旅费。由出差人申请“费用”，注明出差地点、时限、事由，并由部门主管批准，由财务部批准，到出纳处办理。

（2）出差较为频繁（如外围业务员）及业务费较多（如分公司经理），可采用定额备用金方式。其中各公司经理不超过5000元，业务员不超过1000元，当其岗位变动时或年终放假时扣回。

（3）当月连续几次出差，在上次借款未还清的，不予再借款。试用期不足一月人员单独出差，不予借差旅费。特殊情况经部门主管同意可借不超过本人半个月的工资。

（4）借款人员终结事务，在报销时扣回借款，当时不能扣回的，在本月开资时就借款总额一并扣回。

（5）大额借款（大于5000元）需经公司总经理批准。

四、报销办法

1、差旅费报销办法

（1）员工出差交通工具标准为：火车硬坐、汽车普客、轮船三等舱位。

在晚上8：00到次日7：00之间出差，乘车船超过4小时，可以乘坐火车卧铺、汽车卧铺或豪华空调、轮船二等舱。但同时扣减一夜住宿费补贴。

员工符合乘坐卧铺或豪华空调，轮船二等舱的，非主观原因未能乘坐的，可按硬坐车票或三等舱票价的50%发给补贴。

（2）各公司领导因公出差，所发生的招待费、车资费、住宿费等合理费用凭票据报销；远距离出差，可乘坐火车硬卧或经集团公司总经理批准可以乘坐飞机普通舱。如果员工与公司领导一起出差，所有与业务相关的开支均由公司统一支付。

（3）出差期间补助标准：公司内部所有员工为早餐5元、中餐15元、晚餐15元，即伙食补助35元/天，住宿标准120元/天；如遇长期驻地，可就近租房居住。

出差到经济发达地区如深圳、广州、上海、南京等地，住宿标准可上浮30元/天。

出差时间不足一天，视实际误餐数执行。出差在50公里以内（含市内），不享受伙食补助。

如果在公司食堂就餐或在标准内报销餐费（不含对外宴请，宴请需要直接领导批准），则不享受对应伙食补助。

多人共同出差，同住一间房的，可按同住人中职务最高的人员标准报销住宿费。

（4）出差人员出差回来，凭有效车船票据实报销。有效车船票指出发点到目的地区间车票，时间上符合出差时限，中途不得绕路办其他事宜。

应优先选择出差地分公司宿舍住宿，当不能解决时凭有效票据在规定标准内

据实报销住宿费，超过部分自负。

2、办公用品、低值易耗品报销办法

（1）每月底由各使用部门负责人根据工作需要填写“办公用品、低值易耗品使用计划表”，交各公司办公室汇总，提请各公司领导审批后购买。专业性、技术性强的物品，可委托相关人员购买。

（2）所购办公用品、低值易耗品，实行定人验收、保管、领用登记的办法。（3）购买后由各公司办公室有关经办人按财务规定粘贴有关报销单据，经有关领导签字批准或企业微信批准、财务审核后，予以报销。

3、固定资产购置费用报销办法

（1）各下属公司原则上没有直接采购固定资产的决策权。

（2）由各有关部门提出书面申请，并做出可行性分析报告，报公司各对口部门审核，报公司总经办批准后，到企业微信上申请费用购买。

（3）固定资产购买、安装、调试、验收合格后，主管部门应尽快将有关单据到各公司财务部办理报销手续。

（4）所购固定资产纳入公司，统一管理。

4、业务招待费报销办法

公司因工作、业务需要，经公司领导安排，接待客户及相关人员，本着不浪费的前提下，所发生的招待费，经办人应在招待费发票上背书其招待人员及人数，经各部门领导审核批准后，予以报销。

5、交通费报销办法

（1）原则上应优先坐公交车，特殊情况经部门经理以上（含）事先批准，可以乘坐出租车。

（2）出租车票上需背书从哪里到哪里，做什么事，经部门领导审核，报主管领导签字批准后，予以报销。公交车，地铁等交通工具最后出业绩做奖励，不再单报。

6、通讯费报销办法

（1）手机通讯补助每月通过工资发放，不再报销。凡由公司委托银行代扣手机费的，在其工资中自动扣减相关费用。

7、其它费用报销办法

（1）采购物品报销时，除提供费用报销单外，还应提供经物品管理人员签字的验收单或入库单。

（2）未涉及