产品交付筹备工作作业指引.doc

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YC-WI-KF004产品交付筹备工作作业指引版本:A

第PAGE5页共10页

管理体系文件

文件编号

YC-WI-KF004

版本号

A

生效日期

产品交付筹备工作作业指引

(盖控制专用章处)

修改状态

修订情况

生效

日期

=1\*ROMANI

=2\*ROMANII

=3\*ROMANIII

=4\*ROMANIV

起草

职务

日期

2008.6.23

审核

职务

日期

审核

职务

日期

审核

职务

日期

签发

职务

日期

指引概况:

目的

规范公司产品交付筹备工作程序和操作要求,规避潜在风险,确保产品向客户的顺利交付。

范围

本指引适用于公司本地项目的交付筹备阶段工作,异地项目参照此指引执行。

定义

内部客户

外部客户

主导部门

子客服部

参与部门

子公司业务部门、物业公司

关键点

成立入住工作小组、发送入住通知书

附件

1、产品使用说明书范本

2、产品质量保证书范本

3、入住通知书及入住手续办理指南范本

4、入住结算费用清单范本

5、车位入住通知书范本

6、催办入住手续通知范本

支持文件

相关记录

1、文件交接单

2、销售承诺一览表范本

3、客户房款支付确认表

4、客户入住费用结算确认表

2、工作程序及操作规范:

2.1成立入住工作小组,编制《入住方案和计划》:

2.1.1产品集中交付前60天,项目客服组牵头成立工作协调小组。

2.1.2项目客服组于小组成立7个工作日内完成《入住工作方案和计划》的编制和报审工作。

2.1.3《入住工作方案和计划》主要内容包括:

项目集中交付时间

工作小组人员安排

各项准备工作计划完成时间节点

本项目需交付的资料文件清单

房屋预验计划开始时间及办理程序

交付手续办理程序及各环节人员安排

2.1.4《入住工作方案和计划》需区域或城市公司主管领导审批,并报集团客服部和运营管理部备案。

2.2准备交付各类文件:

各部门按照计划时间要求要求完成职责范围内文件的编制和报审,最终成果汇总至客服部。基本资料包括:

2.2.1寄送客户通知文件:

房屋预验通知书

入住通知书及入住手续办理指南

2.2.2交付现场需签署的协议文件:

面积结算协议

产权代办协议

入住手续办理会签单

房屋交接单

物业管理相关协议

2.2.3向客户公示的竣工文件:

规划验收合格证明

竣工备案表

分户验收合格证明

空气质量合格报告

饮用水卫生合格证

面积实测报告

2.2.4交付客户的房产文件:

产品使用说明书

产品质量保证书

每户户型平面图(按房产总套数)

各设备设施使用说明书和合格证书(如有)(按房产总套数)

水、电、气、门禁等卡(如有)(按房产总套数)

房屋钥匙

2.2.5交付客户的物业文件

业主手册

装修管理规定等

2.3文件装帧印刷和交接:

2.3.1客服部汇总文件后,确定需进行装帧印刷的移交城市公司营销部。

2.3.2物业公司确定需要设计装帧和印刷文件,如《业主手册》、《装修管理手册》等按计划时间将最终稿提供客服部,以便统一考虑装帧设计。

2.3.3上述文件印刷完成后,客服部统一移交物业按户分装保存

2.3.4其他需交付客户的房产文件,如户型图平面图;各设备设施使用说明书和合格证书(如有);水、电、气、门禁等卡(如有)按照房产数量各责任部门与项目客服组进行交接,最终统一移交物业公司按户分装保存。

2.3.5房屋钥匙在接管验收阶段项目工程部移交物业公司保存。

2.3.6需向客户出示的工程竣工类文件汇总后,同时发营销部和物业公司各保存一份,以便客户随时查询。

2.3.7其他与客户签署的协议文件各责任部门确定范本后交客服部备案1份,并在集中交付前自行准备齐全。

2.3.8上述文件资料交接时交接双方签署《文件交接单》。

2.3.9客服部应留存完整一套文件(按照交付客户的标准)进行存档备案。

2.4客户房款支付确认及催交房款:

客服部编制《客户房款支付确认表》提供项目财务审核确认,并按照合同要求给未付清房款的客户以EMS形式寄送催款通知书,留存寄送证明。

2.5销售承诺整理和核实:

营销部汇总涉及享受物业管理费减免等优惠政策的客户名单,并附公司审批文件统一提供客服部备案(《销售承诺一览表》)。

2.6入住结算费用审核:

客服部依据实测面积编制《客户入住结算费用明细确认表》提供财务部审核确认后,编制每户入住结算费用清单。

2.7客户联系方式重新确认:

营销部重新

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