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YC-WI-KF004产品交付筹备工作作业指引版本:A
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管理体系文件
文件编号
YC-WI-KF004
版本号
A
生效日期
产品交付筹备工作作业指引
(盖控制专用章处)
修改状态
修订情况
生效
日期
=1\*ROMANI
=2\*ROMANII
=3\*ROMANIII
=4\*ROMANIV
起草
职务
日期
2008.6.23
审核
职务
日期
审核
职务
日期
审核
职务
日期
签发
职务
日期
指引概况:
目的
规范公司产品交付筹备工作程序和操作要求,规避潜在风险,确保产品向客户的顺利交付。
范围
本指引适用于公司本地项目的交付筹备阶段工作,异地项目参照此指引执行。
定义
无
内部客户
无
外部客户
无
主导部门
子客服部
参与部门
子公司业务部门、物业公司
关键点
成立入住工作小组、发送入住通知书
附件
1、产品使用说明书范本
2、产品质量保证书范本
3、入住通知书及入住手续办理指南范本
4、入住结算费用清单范本
5、车位入住通知书范本
6、催办入住手续通知范本
支持文件
无
相关记录
1、文件交接单
2、销售承诺一览表范本
3、客户房款支付确认表
4、客户入住费用结算确认表
2、工作程序及操作规范:
2.1成立入住工作小组,编制《入住方案和计划》:
2.1.1产品集中交付前60天,项目客服组牵头成立工作协调小组。
2.1.2项目客服组于小组成立7个工作日内完成《入住工作方案和计划》的编制和报审工作。
2.1.3《入住工作方案和计划》主要内容包括:
项目集中交付时间
工作小组人员安排
各项准备工作计划完成时间节点
本项目需交付的资料文件清单
房屋预验计划开始时间及办理程序
交付手续办理程序及各环节人员安排
2.1.4《入住工作方案和计划》需区域或城市公司主管领导审批,并报集团客服部和运营管理部备案。
2.2准备交付各类文件:
各部门按照计划时间要求要求完成职责范围内文件的编制和报审,最终成果汇总至客服部。基本资料包括:
2.2.1寄送客户通知文件:
房屋预验通知书
入住通知书及入住手续办理指南
2.2.2交付现场需签署的协议文件:
面积结算协议
产权代办协议
入住手续办理会签单
房屋交接单
物业管理相关协议
2.2.3向客户公示的竣工文件:
规划验收合格证明
竣工备案表
分户验收合格证明
空气质量合格报告
饮用水卫生合格证
面积实测报告
2.2.4交付客户的房产文件:
产品使用说明书
产品质量保证书
每户户型平面图(按房产总套数)
各设备设施使用说明书和合格证书(如有)(按房产总套数)
水、电、气、门禁等卡(如有)(按房产总套数)
房屋钥匙
2.2.5交付客户的物业文件
业主手册
装修管理规定等
2.3文件装帧印刷和交接:
2.3.1客服部汇总文件后,确定需进行装帧印刷的移交城市公司营销部。
2.3.2物业公司确定需要设计装帧和印刷文件,如《业主手册》、《装修管理手册》等按计划时间将最终稿提供客服部,以便统一考虑装帧设计。
2.3.3上述文件印刷完成后,客服部统一移交物业按户分装保存
2.3.4其他需交付客户的房产文件,如户型图平面图;各设备设施使用说明书和合格证书(如有);水、电、气、门禁等卡(如有)按照房产数量各责任部门与项目客服组进行交接,最终统一移交物业公司按户分装保存。
2.3.5房屋钥匙在接管验收阶段项目工程部移交物业公司保存。
2.3.6需向客户出示的工程竣工类文件汇总后,同时发营销部和物业公司各保存一份,以便客户随时查询。
2.3.7其他与客户签署的协议文件各责任部门确定范本后交客服部备案1份,并在集中交付前自行准备齐全。
2.3.8上述文件资料交接时交接双方签署《文件交接单》。
2.3.9客服部应留存完整一套文件(按照交付客户的标准)进行存档备案。
2.4客户房款支付确认及催交房款:
客服部编制《客户房款支付确认表》提供项目财务审核确认,并按照合同要求给未付清房款的客户以EMS形式寄送催款通知书,留存寄送证明。
2.5销售承诺整理和核实:
营销部汇总涉及享受物业管理费减免等优惠政策的客户名单,并附公司审批文件统一提供客服部备案(《销售承诺一览表》)。
2.6入住结算费用审核:
客服部依据实测面积编制《客户入住结算费用明细确认表》提供财务部审核确认后,编制每户入住结算费用清单。
2.7客户联系方式重新确认:
营销部重新
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