保安外包服务项目档案管理方案.docx

保安外包服务项目档案管理方案

第一节档案管理工作流程

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅

1.本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记簿——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2.外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记簿——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集、交接、整理、统计工作

1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。

2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。

3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。

4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。

5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。

6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。

7.档案室对案卷进行分类、整理。

8.编制档号。

9.编制案卷目录等各种检索工具。

10.入库。

11.做好档案的统计、保安。

12.开展档案的利用。

13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

第二节档案管理人员职责

1.档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。

2.档案管理部门的职责

（1）行政管理中心档案管理的职责

1）负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

4）负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

5）负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。

6）负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。

（2）财务中心档案管理的职责?

1）负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。?

2）负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

第三节档案管理工作规范

一、主要内容及归档范围

（一）主要内容

1.凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

2.档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。

3.负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

（二）归档范围

1.行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。

3.组织人事教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。

3.会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

二、档案的管理机构及其主要职责

（一）管理机构

1.保安服务结束后，相关档案资料由公司行政部所辖档案室归档。

2.各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

（二）档案管理机构主要职责：

1.制定或参与制定档案工作的规章制度；

2.对公司其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；

3.做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作；

4.提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

三、档案的种类

1.法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

2.企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.计划性文件。包括公司总体计划或规划、开发计划、营销计划、财务计划等。

4.总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结等。

5.批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及公司各类命令、工作指示等。

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