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无纸化会议系统建设方案
同时,会议资料需要在会前打印、分发,不仅耗费时间和成本,还存在泄密的风险。
使用后:通过自动化会议系统,所有参会者都可以通过自己的平板或手机查看投影内容,解决了看不清的问题。会议资料也可以在系统中上传,无需打印和分发,保证了信息安全,同时也降低了成本和环境负担。
二、系统架构
无纸化会议系统包括以下组成部分:
1)会议服务端:负责会议资料的上传、管理和分发,以及会议的控制和记录;
2)无纸化无线会议客户端:安装在参会者的平板或手机上,用于访问会议资料、参与会议互动、进行笔记和标注等;
3)投影系统:将会议内容投影到大屏幕上,方便参会者查看;
4)音响系统:提供会议声音的放大和传输;
5)会议室设备:包括会议桌椅、移动白板、白板笔等。
三、系统功能
无纸化会议系统具有以下功能:
1)会议资料上传和管理:将会议资料上传到服务端,可以进行分类、标签、权限等管理;
2)会议资料分发:将会议资料分发给参会者,可以根据权限控制资料的查看和下载;
3)会议互动:参会者可以通过客户端进行实时互动,包括发言、提问、投票等;
4)笔记和标注:参会者可以在客户端上进行笔记和标注,并保存到自己的设备中;
5)同屏显示:将会议内容投影到大屏幕上,并且可以通过同屏功能让参会者在自己的设备上查看。
四、实施方案
无纸化会议系统的实施方案包括以下步骤:
1)需求分析和方案设计:根据企业需求,进行系统的需求分析和方案设计,确定系统的功能和架构;
2)系统开发和测试:进行系统的开发和测试,确保系统的稳定性和安全性;
3)系统部署和培训:将系统部署到企业内部,同时进行相关人员的培训,确保系统的正常使用;
4)系统维护和升级:定期对系统进行维护和升级,确保系统的稳定性和安全性。
五、总结
无纸化会议系统可以解决传统会议存在的问题和痛点,提高企业会议的效率和质量,降低会议成本和环境负担。企业可以根据自身需求选择合适的系统方案,实现数字化转型和智能化办公。
可以创建会议、邀请参会者、控制会议进程、共享会议资料、结束会议等操作。
2).参会者可以通过个人会议终端加入会议、浏览会议资料、与其他参会者交流等操作。
3).管理员可以管理会议系统的用户、权限、会议记录等操作。
4).普通用户可以使用个人会议终端参加会议、浏览会议资料等操作,但无法创建会议或邀请参会者。
系统流程
1).主持人创建会议并上传会议资料;
2).主持人邀请参会者加入会议;
3).参会者通过个人会议终端加入会议并浏览会议资料;
4).主持人控制会议进程,参会者可以与其他参会者交流;
5).会议结束后,主持人可以结束会议并保存会议记录。
应用场景
该会议系统适用于各类企业、政府机关、教育机构等需要进行会议的场景,特别适用于多地分布的企业或机构进行远程会议。同时,该系统也可以用于在线教育、在线培训等场景。使用该系统可以提高会议效率、降低会议成本、加强会议管理。
无纸化会议系统建设方案
三、业务流程及系统功能
核心业务流程:
1.创建会议流程
任何注册用户都可以通过“会议应用服务器”创建会议,董事会会议、总经理办公会议一般由对应的办公厅或综合部秘书创建。该会议类型是私秘性会议,即只有被邀请的人员才能参加。
2.主讲人参会流程
每个议题的主讲人可以在创建会议时指定。主讲人进入会议并开始演讲的流程如下:
可上传会议资料;
可签到会议;
可操作同屏会议资料,并进行重点标注;
可全屏显示同屏的资料;
可隐藏标注和取消一步标注;
可参与投票;
可在会中载入和书写笔记。
3.一般参会者参会流程
一般参会者随会议创建时指定,参会者可以登录会议系统并参会,流程如下:
在会中,手机、PAD、PC可同屏接收到被共享的文档内容;
可退出同屏,自己浏览会议资料;
可申请成为主讲人;
参与投票;
可在会中载入和书写笔记。
4.来宾参会流程
来宾可以登录系统,看到属于该来宾的当前会议,但只具有观看权限,不能申请主讲等。
系统功能:
1.会议管理端功能
登录系统:输入系统的登录信息(用户名和密码、验证码),通过用户身份认证后,可登录本系统并进入会议管理控制台。
会议管理:系统支持任一认证用户新建会议,并可创建“会议议程”及议程匹配的会议资料和参与议题讨论的人员。认证用户可查看在线会议列表、浏览会议资料、查看会议详细信息。主持人或管理员可管理会议资料。遇到会议有变更,可变更会议信息。
用户管理:会议管理员可根据自身组织情况,新建、删除、编辑企业内会议系统的用户。并根据员工情况可管理使用系统的状态:正常使用、锁定不能登录、阻止使用。
用户组管理:系统管理员及会议管理员可创建用户组,即把经常参加会议的人员归集到一个组中,在创建会议并选择用户组后,组成员都将成为议题内参会人员。
会议室管理:会议管理员可根据企业会议室情况,
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