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文档传递操作规程

一、引言

文档传递是组织内部沟通与协作的重要环节，为了确保文档传递

的准确性、及时性和方便性，制定本文档传递操作规程。本规程适用

于公司内部各部门之间以及员工之间的文档传递。

二、定义

1.文档：包括但不限于报告、备忘录、合同、方案、会议纪要等

书面文件。

2.文档接收方：接收并处理文档的人员或部门。

3.文档发送方：向接收方发送文档的人员或部门。

三、文档传递方式

1.电子邮件：

a.需明确邮件主题，并在主题中注明“【文档】”字样。

b.在正文中简要说明传递的文档内容、目的和截止日期。

c.关键文档可使用压缩文件格式，确保附件大小合理。

d.若涉及多个接收方，使用“抄送”或“密送”功能确保所有相关

人员都能收到文档。

e.发送前，确认附件已正确连接，并核对接收方邮箱地址无误。

2.共享文件夹：

a.在共享文件夹中，按照部门或项目进行分类整理文档。

b.文件命名规范，使用清晰简洁的名称，避免使用特殊字符或

过长的文件名。

c.更新文档时，及时更改文件名或版本号，以便他人查找必威体育精装版

版本。

d.对于涉密文档，应设置访问权限，只授权有相应权力的人员

访问。

四、文档传递流程

1.发送方准备文档：

a.仔细阅读文档，确认内容无误，并进行格式、拼写和语法的

检查。

b.如有必要，添加批注或标注以便于接收方理解或作出相应修

改。

c.整理好所有附件，确保与文档相关的资料都包含在内。

2.发送文档：

a.根据文档传递方式，选择适当的传递方式将文档发送给接收

方。

b.在发送前，再次确认文档、附件及收件人信息的准确性。

c.若涉及紧急情况，可电话或即时通讯工具提前告知接收方。

3.接收文档：

a.收到文档后，及时进行阅读，并确认接收到的文档与预期一

致。

b.如有必要，将文档保存到适当的文件夹中，并及时更新相关

资料。

c.对于需要回复或处理的文档，根据文件的紧急程度及时进行

回复或处理。

五、责任与承诺

1.发送方责任：

a.确保发送文档前进行了必要的检查和准备工作。

b.确认文档传递方式和接收方信息准确无误。

c.如有变更或撤回需求，及时通知接收方并协调后续操作。

d.对于涉密文档，仅授权有权限的人员进行传递。

2.接收方责任：

a.完整准确地阅读和理解接收到的文档内容。

b.如有必要，及时回复、处理或转发文档，并将操作结果反馈

给发送方。

c.对于涉密文档，严格遵守必威体育官网网址要求，不得擅自传播或泄露给

未授权人员。

3.公司责任：

a.提供稳定可靠的文档传递平台或工具，并根据需要进行技术

支持与优化。

b.培训员工，提升他们在文档传递过程中的意识与技能。

c.建立文档传递操作规程，定期审查并更新，以适应公司发展

和业务需求。

六、总结

本文档传递操作规程旨在规范公司内部文档传递流程，提高沟通

与协作效率。通过明确的文档传递方式和流程，能够确保文档的及时

传递、正确接收，并有效管理与跟踪文档。各部门和员工应严格按照

规程执行，共同营造良好的工作环境和协作氛围。