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会务操作手册

1、款项申请，各种会务款提出预算，及早申请，保证会务费及时到位，保证会议顺

利进行

2、与酒店提前3-4个月预定会场、住宿房间、餐饮人数，签订合同与旅行社确

定旅游项目，价格，旅游人数，签订合同

3、分工明确，各司其职总协调要把各个岗位的职责分工明确，并且做好培训工作,

每个岗位应该做好哪些，应注意事项等说清楚，各岗位准时到岗，不准中途离开岗位

4、邀请工作，策划的邀请函出来后，整理出邀请话术，再根据各地的具体情况来邀

请客户，把会议的主题、亮点说清楚，吸引的地方如拍精美大奖、赠送精美礼品或正版软

件说清楚，旅游项目说得吸引人一些客户参会名单及时整理好

5、会议资料准备：打印好准备物清单，按清单——核实，需要异地运输的，及时快

运过来保证资料及时到位，总协调会前指挥工作人员装好资料袋礼品奖品及时准备

6、会场布置：酒店大堂的欢迎牌与条幅、人屏幕欢迎PPT等，各种指引牌，餐厅

的祝福条幅与宣传牌等，酒店房间的水果与问候卡，会场的背景板，条幅，为会议特别制

作的宣传画、主持台LOGO、鲜花，各种展架，座位矿泉水，会议纸笔，笔记本电脑到位

（主持台一台，控制台一台，演示区2-4台\茶歇区布置，主持台的台式麦克1-2个、

无线麦克2-4个，音响、投影预备与调试，摄影机预备与调试，专业照相机2-3台，礼仪

物品与礼仪小姐，奖品、礼品到位声光电调试，桌签核对与制作、排列演讲时间控制

牌预留座椅贵宾室布置技术演示区布置

7、签到处：会前装好会议资料，按类分好，布置好签到台，签到前把已经报名的名

单打印4份，以保证报名人数集中时能分批签到，节约时间，空白的报名表多打印些，分

成几份，分批签到。签到人要及时整理签到名单，统计人数。明确职责，把开收据、收

钱、给资料的人分工明确，收取会务费的人要写明交费人的单位与姓名，以便查找。

餐券如果中、晚餐券种类多，一定要清楚的送给客户，不要造成客户午餐时拿的是晚餐券。

如果有旅游项目，及时统计好旅游人数与名单，方便与旅行社核对人数与账目。会中，及

时把签到表整理好，打印成册，会后发给与会者。

8、接待人，有专人负责租车事宜，接机接车有专门人配置，这些人要掌握司

机电话，车型与座位数，以便及时调度车辆；还要掌握客户到达机场车站准确时间，安排

工作人与司机接待。准备好接待牌，使客户能准确找到会务接待人。跟车人准确把

客户送到会场，安排住宿，重要领导与嘉宾需要专门人接待，嘉宾房间提前开好，嘉宾

到后直接入住。会前、把客户从签到台引领到会场合适的座位上，尽量让客户前排就坐。

9、会务房间：会务组设专人负责开房间，统计房间数与嘉宾入住人数，入住房间一

定要写清楚嘉宾的详细信息，保证工作人及时找到客户。会务组提前预估到会人数，与

酒店预留最低房间数，会议当天会务组开出嘉宾房间，嘉宾到后直接入住；其他客户到后

按各个身份证登记入住房间，保证有房可住，嘉宾单住还是与人合住，会务组住宿负责人

帮助协调，两人合住的，私下结账。

10、旅游事项：会务组设专人负责旅游项目，与旅行社沟通协商，确定旅游项目、时

间、租车、价格等，会议当天统计好旅游人详细名单与人数，收好费用，与旅行社的款

项交代清楚。会后督促客人及时上车集合，核对人数，请导游向客户说清旅游注意事项，

具体事情交给导游负责，如讲解、住宿、餐饮、买票等，会务组负责监督人