档案管理制度.pdf

档案管理制度

第一节档案保管制度

第一条档案必须实行集中管理，专人管理。档案室是公司的信息中心，应统

一管理本单位的图纸、底图、工程技术、声像、微缩资料等相关资料以及业务等各

种有保存价值的载体档案。

第二条档案室安全性关系到档案的必威体育官网网址、保存质量的可靠性。就应做到防盗、

防火、防潮、防高温、防尘、防虫、防鼠，保证档案的保存质量，档案室内严禁存

放易燃易爆、易腐蚀等有害物品。

第三条档案室保管的档案应做到安全、妥善、有效、有序的存放，按照《建

设工程文件归档整理规范》规定的存放时限整理装盒，做到以提交的时间、年份，

编制统一编码，并标贴存放卷宗序号，便于查找利用。

第四条必须研究和改进档案保护技术措施，延长档案的寿命，对已破损和字

迹褪变的档案材料，要及时修复或复制。

第五条不准擅自销毁档案。对鉴定后确定无需保存的档案要进行销毁，应填

写销毁文件清单，注明销毁文件所属年份、工程名称、种类、数量，等报请单位领

导批准后才能销毁，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二节档案库房管理制度

第一条档案收进、借出、移出必须及时进行检查、验收，准确登记，账物相

符，防止丢失。

第二条保持库内卫生整洁，坚持经常打扫，每月清扫1—2次，库内箱柜每半

年擦洗一次，定期检查档案存放情况，发破损和字迹褪变，应及时向公司领导汇报。

第三条库内温、湿度应时常检查，并依据温、湿差适时通风密闭，季终、年

终进行综合分析。

第四条严禁在库内吸烟、使用对档案有损害的化学物品，不得存放易燃易爆、

化学腐蚀物品，不准堆放杂物，消防设备应保持良好状态。

第五条每天上下班时，要认真检查门窗、锁状况，对电源要严格管理，及时

关闭，确保档案室安全。

第三节档案员岗位责任制

第一条提高自身的档案管理思想意识，增强对公司的责任感。努力提高管理

档案业务水平，以保证档案管理工作任务的质量。

第二条严守公司技术、商业等机密，对法规、业主、公司有密级要求的或关

系版权的档案，未经公司领导同意不得销毁、外借、复印、拷贝等造成泄密。

第三条制定、执行本单位档案工作各项规章制度，按照《中华人民共和国档

案法》和《建设工程文件归档整理规范》等有关法规的要求管理，加强与各部门联

系，应归档的文件应及时收集、整理完整，验收、鉴定准确，按规定时间完成立卷

归档任务。

第四条根据工作需要，编制必要的目录、卡片、电子表格索引等索引工具；

编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为公司业务

开展服务，并注意收集档案的利用效果。

第五条调动工作时，应离职前办好交接手续。

第六条在职期间由于工作疏忽、失职等行为造成档案销毁、散失保存价值、

遗失、泄密等事故，视情节严重程度追究其责任。

第四节立档的内容及要求

一、立档的内容

第一条本单位的图纸、底图工程技术、、声像、微缩资料、等相关资料以及业

务等各种有保存价值的载体档案、呈报政府有关部门审批的各项报告及其附件，包

括申报营业执照、资质等级、纳税、统计登记等。

第二条业务档案。包括对外签订各种合同、协议书，形成的各项工作成果,包

括工作底稿、设计图纸、底图资料、工程技术资料、函件、签证单、报告（含电脑

贮存资料）等有保存价值的资料。

第三条财务档案。

第四条客户档案及其它重要资料。

二、立档的要求

第五条日常公文、呈报政府有关部门审批的各项报告及其附件，应按文件形

成的时间顺序立档。

第六条业务档案。档案封面，应明确填写以下内容：

（一）委托单位：要写明委托方全称

（二）委托项目：要标明委托事项的具体内容

（三）项目负责人：项目负责人姓名

（四）编号：档案顺序号及报告文号

（五）档案时间：按出具报告时间

第七条卷内内容

卷内目录：按表内项目要求填写，字迹清楚，表中的页号与档案内的页码

（一）

应一致。

（二）卷内档案：对外签订各种合同、协议书，形成的各项工作成果,包括工作

底稿、设计图纸资料、函件、签证单、报告等，档案的每一