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采购部门的职责分工，在数字化时代下

采购部门如何成功转型

在数字化时代，如果想要提高采购的效率，降低采购成本，增加

库存周转率，都需要建立起一套完整的采购体系，然后再结合人

工智能和大数据等技术，构建成有智慧的数字化采购体系。在此

之上，首先要做的是建立起专业的采购部门团队。

一、采购部门职责

在企业内部，采购部门应该是一个分工明确，职责清晰的关键部

门，负责购买维持企业运转所需要的各种物料和服务。我们就以

制造企业为例，来探讨一下采购部门的组织结构和岗位职责。

在大公司里采购组织结构复杂，而且在不同性质的企业里，采购

部门负责人的职位名称也各不相同，比如部门领导们的头衔有首

席采购官（ChiefPurchasingOfficer）、副总裁（VicePresident）、

部长、总监、经理等等，具体从事采购业务的职位有主管、资深

采购、采购员等等。

为了便于描述，本文仅采用两种采购职责，即负责制定采购战略，

部门的领导者——采购经理，以及负责具体采购活动实施，部门

的基层职员——采购员。

1.采购经理（PurchaseManager）

作为部门的负责人，采购经理负责战略制定和规划的工作，主要

的职责有以下内容：

(1)根据历史销售数据，结合新品引入、老产品退出的计划，和企

业未来的发展计划，制定下一个财年的采购计划。根据公司每年

的销售额，基本就能够算出采购金额Spending是多少。

(2)维护现有供应商关系，保证稳定的供货。现有供应商的财务状

况是否健康、关键原材料，特别是那些市场供应紧俏的原料供应

商关系一定要维护好，供应链的稳定就是公司业务发展的基础。

(3)新供应商的开发，持续寻找更加具有性价比的潜在供应商。在

保证供应稳定的前提下，适时地开发新的供应渠道。采购可能会

觉得老供应商合作得都很愉快，没有必要多花精力去开发新供应

商，但是我们需要从两个角度来考虑。

首先是优胜劣汰，让供应商们始终保持竞争的状态，流水不腐户

枢不蠹。其次，采购要有风险防范的意识，不能把所有鸡蛋都放

在同一个篮子里，新冠病毒疫情就是对我们的一个警示。

如果主要的供应商都集中在同一个国家或地区，一旦该区域发生

重大灾害，采购方的损失可能是巨大的。

(4)供应商合同管理，定期与现有供应商回顾价格，制定年度降价

计划。

(5)审核现有供应商的交货表现、原材料质量和成本，制定供应商

评分机制，作为供应商综合表现的考核依据。供应商考评不是采

购一家之言，需要综合交付表现和产品质量，使用权重评分法得

以纵观全局。

(6)积极了解市场价格和发展趋势，获取必威体育精装版的原材料价格指数，

在保证质量的前提下，降低采购成本。采购经理需要关心各种国

际地缘政治和国内民生的大小事，真可谓是事事关心。

(7)负责本部门员工的管理，制定职业发展培训计划，考核员工的

工作表现。带出一支优秀的团队，制定继任者计划也是经理人的

一项必修课程。

(8)协调企业内部和外部供应商的沟通事宜。多沟通、擅长沟通才

能在采购经理岗位上游刃有余。

2.采购员（Buyer）

负责更多的工作是在操作层面上的，具体可以包括以下内容：

(1)创建新供应商信息和新的采购原料主数据信息。

(2)原材料采购品价格维护和定期更新。

(3)根据需求和库存情况，制定采购计划。

(4)创建采购订单，发送给供应商。

(5)确认交货期，跟踪订单交货情况。

(6)解决订单交货差异的问题。

(7)监督供应商交货表现，收集相关数据，向上级主管反映交货中

的任何异常问题。

(8)安排、跟踪供应商货款情况。

二、采购部门如何转型？

1.观念的转变

在一般的企业里，产品和服务中65%的价值源自其供应商，因此

采购部门在公司里是非常重要的存在。在传统的认知中，节约成

本是采购部门的首要目标，但在未来，采购部门将扩大职能范围，

帮助公司提高业务绩效和推动创新。

采购的领导者将积极采用新兴技术，制定清晰的数字化战略，并

重构采购格局，从而推动这一转型。在这种变革的驱动下，采购

部门将重新思考整个部门的组织架构、采购活动、资源分配和相

关技能。

在传统的组织结构里，业务部门认为采购是执行层面的活动，不

具有战略上的影响力，因此都是提出采购需求之后，通知采购部

门执行既定的计划。

随着市场竞争环境和商业的发展，这种观念也需要转变。业务部

门需要与采购部门紧密合作，才能取得更出色的业绩。

在传统的模式中，采购员支持业务部门开展端到端的专业活动，

比如，寻源以及品类和供应商管理，制定寻源战略和与供应商谈

判。