学生干部必备的办公知识--湘潭大学材料与光电物理学院办公办文培训.pptVIP

材料与光电物理学院;学工办？真如你所认为的那样神秘和恐怖吗？;现在，就让我揭开它的层层面纱。;就从认识我们最不常见和最常见的老师开始吧！;曾以成;唐翌;郑学军;周益春;张佑祥;陈娟;贺军;下面，让我们进入物理楼101;;;关于学工办的电脑;;;好，现在开始得办正事了！！！;适用于我院学工办、团委的公文主要有通知、通报、制度、函等事务性公文主要有公示、简报、方案、总结等。;你仔细观察过

Q6黑板上以及

J2的通知吗？;〔一〕“学工办文件”主要用于：

学工办的各类规划、工作要点、各项规章制度；学生学籍管理、缴费管理等；处分与奖励等方面的工作；班风、学风、寝风建设的相关工作；其他重要工作的部署、通知等。如学生请假制度的发布、年度综合评奖评优工作、助学贷款工作、考务考勤或寝室卫生检查的学期通报、助学金的评定、各种活动的发起等。

〔二〕“团委文件”主要用于：

学习、宣传和执行党的路线、方针、政策，以及贯彻落实上级组织〔校党委、院党委、校团委等〕的重要文件、决议等；组织开展思想政治建设、团学组织建设等。如发布推优入党、五四评优、政治学习、征文教育、志愿效劳的通知，党骨名单、党团校结业名单的公示等。;〔一〕发布各种规章制度，传达上级指示，转发上级组织〔如院党委、校学生工作部、校团委等〕、同级组织〔如其他学院学工办、团委等〕和不相隶属组织〔如校学生会、学生社团联合会等〕的公文，要求有关单位〔团委学生会各部门、各班级〕执行或需要公众周知的事项等，用“通知”，如召开会议、举行活动等。

〔二〕表彰先进、批评错误的，用“通报”，如考勤、考务通报等。

〔三〕针对具体工作而制定具有政策性、管理性的规定，用“制度”，如推优入党制度、晨读制度等。;〔四〕不相隶属的单位之间相互商洽工作，询问、答复问题的，用“函”，如租借教室的申请函、向学生家长通报学生在校情况的告知函等。

〔五〕发布需要群众了解和掌握的情况，以征询公众意见和接受公众监督的，用“公示”，如“五四”评优、各种活动奖项评定的公示等。

〔六〕向其他单位或本院内部各单位展示风采??反映情况、交流经验、传递信息，用“简报”，如宣传部的《学工简报》。

〔七〕为完成一定时期的工作任务而事先作出筹划和安排的，用“方案”，如活动筹划书、团委学期工作方案等。

〔八〕对工作进行全面、系统地回忆、分析与研究，用“总结”，如各种主题活动总结、年度工作总结等。;公文格式知多少？？？;话说正文是这样滴——————;〔一〕公文标题。公文标题由发文单位、事由、文种三局部构成〔如《材料与光电物理学院学工办关于召开班团例会的通知》〕，其中，发文单位可以省略〔如《关于补办学生证的通知》〕。公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，不宜只写“通知”或“公示”。标题用2号小标宋体字或黑体字〔在Excel中选择字体大小为22磅〕，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。;〔二〕发文字号。其包括机关代字〔即学工办或院团委〕、年份、序号。发文字号用4号仿宋体字，置于标题之下、正文之上，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“〔〕”括入；序号不编虚位〔即1不编为O01〕，不加“第”字。每个文件只占用一个发文字号，不得随意更改。;〔三〕主送单位。主送单位应使用全称或标准简称，如“各班团支部”。其位于发文字号下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。“通知”须注明主送单位，“通报”可以省略主送单位，“公示”一般无此项。;〔四〕正文。公文正文应按照行文关系及拟文要求认真撰写。正文从主送单位名称下l行开始书写，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。字体一般采用4号仿宋体，可根据文字内容和纸张大小适当调整字号大小〔一般为小4号至3号之间,在Excel中可以选择12磅至16磅〕。行间距为固定值20磅至25磅，表格内文字的字号、行间距可适当调整。文中如有小标题，结构层次序号为：第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。结构层次如为三层，取上述层次中的第一、三、四层；如为两层，取上述层次中的第一、三层；如为一层，取上述层次中的第一层。所有小标题独立成行，不加标点。为区别各层次，可以适当对小标题进行加粗，或者将字体调整为楷体、黑体。;〔五〕附件。公文如有附件，在正文下空l行、左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。;;话说这个版记呀是这么回事—;;;公文假设占用多页纸张，那么需要标注页码，置于纸张版心下边缘，数码左右各放一条“一字线”。;何谓普