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超市财务报销制度及报销流程

一、制定目的及范围

为规范超市财务报销管理，提高报销效率，确保资金使用的合理性与合规性，特制定本制度。本制度适用于超市各部门的日常费用报销，包括但不限于办公费用、市场推广费用、员工差旅费用等。

二、报销原则

1.报销必须遵循“真实、合规、合理”的原则，确保所有报销项目均有合法凭证。

2.所有报销申请需经过相应的审批流程，未经审批的报销申请不予受理。

3.各部门应指定专人负责报销工作，确保报销流程的顺畅。

三、报销流程

1.报销申请

1.1填写报销单：报销人需根据实际支出情况，填写《报销申请单》，并附上相关凭证（如发票、收据等）。

1.2凭证审核：报销人需确保所附凭证的真实性与合规性，发票需符合国家税务规定，收据需有明确的支出内容。

2.部门审批

2.1初步审核：报销人将填写完整的报销申请单及凭证提交给部门负责人进行初步审核。

2.2审批意见：部门负责人需在报销申请单上签字确认，注明审批意见。

3.财务审核

3.1资料提交：经部门审批的报销申请单及凭证需提交至财务部进行审核。

3.2审核流程：财务人员对报销申请进行审核，核对凭证的合法性、合规性及金额的准确性。

3.3审核结果：审核通过后，财务人员在报销申请单上签字确认，并进行报销款项的处理。

4.报销支付

4.1支付方式：财务部根据审核结果，选择适当的支付方式（如银行转账、现金支付等）进行报销款项的支付。

4.2支付记录：财务部需对每笔报销支付进行详细记录，确保账目清晰。

5.报销归档

5.1资料整理：所有报销申请单及相关凭证需按月整理归档，确保资料的完整性与可追溯性。

5.2存档管理：报销资料应妥善保管，至少保存三年，以备审计及查阅。

四、特殊情况处理

1.紧急报销：如因特殊情况需紧急报销，报销人需提前向部门负责人说明情况，获得批准后可简化审批流程。

2.差旅报销：员工因公出差所产生的费用需提前申请差旅预算，出差结束后按实际支出进行报销，需附上差旅相关凭证。

3.市场推广费用：市场部门在进行推广活动时，需提前制定预算，活动结束后按实际支出进行报销，需附上活动相关凭证。

五、报销纪律

1.报销人职责：报销人需如实填写报销申请，确保所附凭证的真实性，严禁伪造或虚报费用。

2.审批人员责任：审批人员需认真审核报销申请，确保每一笔费用的合理性与合规性，发现问题及时反馈。

3.财务人员义务：财务人员需对报销申请进行严格审核，确保资金的安全与合规，发现异常情况及时上报。

六、反馈与改进机制

为确保报销流程的有效性与适应性，超市将定期收集各部门对报销制度的反馈意见，针对实际操作中遇到的问题进行分析与改进。每年对报销制度进行评估，必要时进行修订，以适应超市发展的需要。

七、附则

本制度自发布之日起实施，所有员工需严格遵守。如有未尽事宜，按公司相关规定执行。各部门应积极配合，确保报销流程的顺畅与高效。