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2024年档案信息化管理制度范本

【档案信息化管理制度】

第一章总则

第一条为了加强档案管理工作，提高档案管理效率，推动档案信

息化建设，根据国家相关法律法规和标准规范，结合本单位实际情

况，制定本档案信息化管理制度。

第二条本制度适用于本单位所有部门、人员在档案信息化管理工

作中的相关事项。

第三条本制度以规范档案信息化管理流程、明确档案管理权限、

保障档案信息安全、保护档案隐私为目标，旨在提高档案管理工作效

率和服务质量。

第四条档案信息化管理应以字面化、纸质化为原则，通过建设和

维护档案管理系统，将纸质档案转为电子档案，并确保电子档案的完

整性、可读性和可操作性。

第五条档案信息化管理工作应遵循信息化建设的思路，充分发挥

信息技术在档案管理中的优势，提高利用效率和服务水平。

第二章档案信息化管理流程

第六条档案信息化管理工作包括档案数字化、档案电子化、档案

数据化等环节，并经过以下流程：收集-整理-存储-处理-利用-传递。

第七条收集环节：将纸质档案进行扫描、拍摄等操作，转换为电

子档案；同时收集电子文件，并进行归档分类。

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第八条整理环节：对纸质档案进行清理、排序，并标注电子档案

对应的归档信息；对电子档案进行文件管理和元数据标注。

第九条存储环节：将电子档案存储于专门的档案管理系统中，并

保留冷备份和热备份；同时存储纸质档案于档案库中，确保安全保

存。

第十条处理环节：对电子档案进行去重、索引、加密等处理，确

保档案信息的安全和完整。

第十一条利用环节：通过档案管理系统提供的查询、检索等功

能，方便用户查找和利用档案信息。

第十二条传递环节：根据需要，通过批量打印、发邮件等方式，

将电子档案传递给需要的单位或个人。

第三章档案管理权限

第十三条档案信息化管理权限分为管理员权限和普通用户权限。

第十四条管理员权限包括：用户管理、权限分配、档案库管理、

系统配置等。只有被授予管理员权限的人员才能进行相关操作。

第十五条普通用户权限包括：查询、检索、下载等操作。所有档

案信息化管理系统的使用者都拥有普通用户权限，可以根据实际需要

分配。

第四章档案信息安全保护

第十六条档案信息安全保护是档案信息化管理工作的重要内容，

包括以下方面的工作：

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（一）系统安全：建立健全档案信息管理系统的安全机制，包括

用户身份验证、权限控制、备份恢复、防病毒等措施。

（二）数据安全：采取加密、备份、存储及传输等措施，确保档

案信息不被非法获取、篡改、泄露。

（三）网络安全：建立防火墙、入侵检测等系统，防止黑客攻

击。

（四）物理安全：加强档案库的安全管理，采取防火、防水、防

震等物理措施，确保档案信息的安全保存。

第十七条所有使用档