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档案的保存机制

1、档案保管工作的内容、任务与要求

档案保管工作是指根据档案的类型、成分和状况,对其进行入库存放、库房管理及采取安全防护措施。档案保管工作的目的是维护档案的完整与安全,尽量避免和减少因自然因素和人为因素给档案带来的损害,延长档案的寿命,为档案工作奠定物质基础。

一、档案保管工作的内容

1.档案的入库存放

档案在库房中以全宗为单位进行排列。但一些特殊载体和类型的档案,如照片、影片、录音档案、录像档案,科技档案以及会计档案等,应该分别保管。为了保持同一全宗内文件之间的历史联系,应该在全宗指南、案卷目录等检索工具中对此加以说明,并在全宗末尾放置全宗保管位置参见卡(见表),指明存放地点。纸质档案在装具中的存放方式有竖放和平放两种。竖放时案卷脊背朝外,可以直接看到卷脊上的档号,便于调卷。平放的方法虽然不便取放但对保护档案有利,适合于保管珍贵档案和不宜竖放的档案,如底图。

表全宗保管位置参见卡

2.档案的库房管理

档案的库房管理工作内容主要包括：档案库房编号、档案装具的排列和编号、全宗的排列和档案上架、档案存放秩序的管理。

3.档案在利用过程中的保护

主要包括：建立档案使用登记和交接制度、对档案利用行为的规范和限制、对档案利用方式和利用场所的限制、对重要档案的保护性措施。

4.档案的安全防护和应急管理

主要包括：建立人员进出库制度、库房温湿度的控制、库房的“八防”措施、库房检查和清点、档案工作突发事件应急管理机制。

二、档案保管工作的任务

档案保管工作的根本任务是维护档案的完整与安全,捍卫档案的真实性。具体体现为建立档案的入库存放制度和库房管理制度,采取各种有效措施,使各种载体档案保持稳定、良好的理化状态,延长档案的寿命。尤其是对于大量产生的电子档案还需要采取特殊的保管措施,以维护其载体和内容的安全性。

三、档案保管的要求

根据我国《档案法实施办法》第15条关于各级国家档案馆对所保管的档案应采取的4个方面的管理措施,从中归纳出档案保管的基本要求：

(1)建立科学的档案管理制度,实现档案保管的规范化和标准化;

(2)配置适宜安全保存档案的专门库房,配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施;

(3)档案实行分等级管理。对于永久保存的档案应进一步明确保管的等级,根据档案的不同等级,采取有效措施,加以保护和管理;

(4)根据需要和可能,配备适应档案现代化管理需要的技术设备。

2、档案的库房管理

一、档案库房编号

档案库房编号有两种方法：一种是为所有的库房统一编顺序号,适用于库房较少的档案馆(室);另一种是根据库房的所在方位和库房建筑的特征进行编号,如“东一楼”、“北三楼”等。楼房内的库房分层编号,每层从左至右顺序编号,平房应先分院或排,然后从左至右顺序编号。

二、档案装具的排列和编号

库房中的档案架、柜、箱等装具应排列有序,不同规格、不同式样的档案装具应分开排列。档案装具的排列应充分利用库房面积和空间,同时,间距适宜,便于取放和搬运。一般情况下,档案装具之间的通道宽度应便于档案管理人员与小型档案搬运工具的通行。为了充分利用库房空间,可使用活动式密集架。库房内装具的排列应避免阳光直射,注意通风。档案装具的编号方法是,自库房门口起,从左至右、自上而下依次编号。

三、全宗的排列和档案上架

全宗按照进馆档案的先后顺序进行排列,为了在更大的范围内维持档案之间的历史联系,一般应将同一系统、同一时间、同一地域的全宗排列在一起,形成全宗群。全宗的位置确定后,就可以组织档案上架。档案上架的次序应根据档案架、柜、箱以及栏、格的编号顺序进行。档案馆采用的排架方式主要有分类排架法和流水排架法两种。

四、档案存放位置索引

档案存放位置索引是一种重要的指明档案存放地点和情况的管理工具。它以表册或卡片的形式,记录和指引档案在库房及装具中的存放位置,其作用是指引档案管理人员准确无误的取放档案。由于档案存放位置索引能够清晰地反映各个全宗、案卷的存址,因此,它在档案馆(室)的迁移中具有引导和控制作用。

档案存放位置索引有两种：

(1)指明档案存放处所。以全宗及各类档案为单位编制,指明它们的存放地点(见表)。

表档案存放位置索引(一)

(2)指明各档案库房保管档案情况。以档案库房和架、柜、箱为单位编制,指明它们存放了什么档案(见表)。

表档案存放位置索引(二)

上述两种索引的详细程度和表格中项目,可以根据档案馆(室)的规模和查找档案的频繁程度等具体情况来确定。

五、档案代理卡

档案代理卡是档案馆(室)在档案暂时移出库外时,在档案原存放位置放置的一种替代卡片,主要栏目有：全宗号、案卷目录号、卷号、移出日期、移往何处等(见表)。档案代理卡的作用是便于档案库房管理人员随时掌握档案流动情况和进行安全检查,将使用过的代理卡