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文件控制程序

前言

本标准附录A至附录F为规范性附录。

本标准由公司“三大体系”贯标认证工作领导小组提出。

本标准由公司“三大体系”文件编写工作小组归口。

本标准起草单位：公司办公室。

本标准主要起草人：

本标准于2005年月首次发布。

1范围

本标准规定了公司文件的管理、使用和控制要求，包括法律、法规及其他要求和其他有关适用的外来文件。

本标准适用于公司“三大体系”文件控制和管理工作。

引用标准

Q/G05.02-2005《记录控制程序》

Q/G05.03-2005《交流、沟通与协商程序》

Q/G05.05-2005《档案管理办法》

3职责

3.1公司办公室负责本程序的编写、修订和组织实施。负责接收文件专控部门传递的文件的有效信息，及时发布文件的控制信息，并具体负责行政公文、政策性文件、和与业务相关的法律、法规及其他要求等方面文件的收集和管理。

3.2文件专控部门应掌握文件生效、失效信息，并及时传递公司办公室。

3.3贯标认证办公室负责质量、环境和职业健康安全管理体系标准类文件的收集和管理。

3.3工程技术部负责生产工艺技术文件、标准、规范等文件的收集和管理。

3.4技术监督部负责施工生产过程中质量、安全技术标准、有关环保和职业健康安全方面的法律、法规及其他要求等文件的收集和管理。

3.5物资设备部负责物资采购计划、合同、标准、设备及有关环保和职业健康安全方面的法律、法规及其他要求等文件的收集和管理。

3.6经营计划部负责经营合同、计划、统计及招投标中法律、法规等文件的收集和管理。

3.7劳动人事部负责人力资源、职工培训及其业务相关的环保和职业健康安全方面的法律、法规及其他要求等文件的收集和管理。

3.8武装保卫处负责消防和治安等有关环保和职业健康安全方面的法律、法规及其他要求等文件的收集和管理。

3.9房地产管理部门、生活服务部、工会、财务部等部门负责其业务相关环保和职业健康安全方面的法律、法规及其他要求等文件的收集和管理。

3.10工程公司（厂）依据建设公司文件收集和管理，分工负责文件管理工作。

3.11两级公司项目部指定专人负责本项目部文件管理工作，其中，施工（生产）资料由项目部工程部门指定专兼职资料员负责管理。

3.12各级单位及部门配备专兼职文件管理人员（文书、资料员）负责文件的具体管理工作。

4工作程序

4.1文件分类

4.1.1管理类文件：质量、环境和职业健康安全管理手册、程序文件、管理类作业指导书、工作标准、项目管理实施计划、质量计划、环保及职业健康安全管理方案、行政公文、政策性文件、合同、外来有关适用的法律、法规和其他要求。

4.1.2技术类文件：技术类作业指导书、技术方案、技术交底、施工组织设计、技术核定、检验验收规程及外来的技术标准、规范、图纸等。

4.2文件拟稿

文件由业务主管或牵头部门负责拟稿，并填写《文件审批单》(附录A)中的相关内容，必要时，组织相关业务部门会签。文件拟稿应符合国家、地方政府和公司有关文件的规定。

4.3文件审批

4.3.1建设公司编制的质量、环境和职业健康安全管理手册、工作标准由管理者代表审核，总经理批准；程序文件、管理类作业指导书由管理者代表批准；合同文件由总经理及其授权人员批准；其它文件由主管领导批准。

4.3.2工程公司（厂）编制的文件参照上条规定审批，其中管理类作业指导书应先行向建设公司贯标认证办公室提出编制文件的请示并获批准后，再进行相应的拟稿、审批工作。

4.3.3工程项目（产品）管理实施计划、项目质量计划、环境及职业健康安全管理方案由项目总工（技术负责人）组织编制，报上级技术管理部门审核，项目部经理签发。项目部编制的作业设计、技术方案、技术交底等技术类文件由项目技术负责人审批。

4.3.4设计变更在实施之前应由项目技术负责人批准。

4.4文件标识

4.4.1文件编号方法

4.4.1.1公司各级管理类标准、制度、技术类文件及工作标准：

Q/XXXXX·XX－XXXX

批准年份

部门标准顺序号

业务主管部门代号

文件类别代号