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档案管理基础知识培训课件

档案管理概述档案收集与整理档案保管与利用档案检索与编研档案法规与标准档案管理实务操作contents目录

档案管理概述01CATALOGUE

档案是指国家机关、社会组织、企事业单位和个人在各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。根据档案的性质、内容和载体等特征，档案可分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等。档案的定义与分类档案的分类档案的定义

档案是历史的真实记录，具有凭证作用，可以为各种决策提供可靠的依据。凭证作用参考作用传承作用档案中蕴含着丰富的知识和信息，可以为各项工作提供重要的参考。档案是人类文化遗产的重要组成部分，通过档案管理可以实现文化的传承和发展。030201档案管理的重要性

近现代档案管理随着社会的进步和科技的发展，档案管理逐渐走向专业化、规范化，出现了专门的档案管理机构和制度。古代档案管理古代档案管理主要服务于皇权统治，如甲骨文、竹简等都是古代档案的重要载体。当代档案管理当代档案管理更加注重信息化、数字化建设，实现了档案的电子化管理和网络共享。同时，档案管理也面临着信息安全、隐私保护等新的挑战。档案管理的历史与发展

档案收集与整理02CATALOGUE

确保收集的档案材料齐全、完整，涵盖各个方面。全面性按照档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。系统性档案收集的原则与方法

时效性及时收集档案，避免材料的散失和损坏。接收接收本单位形成的档案材料。档案收集的原则与方法

征集向有关单位和个人征集散失的档案材料。移交按照规定向档案馆移交档案。档案收集的原则与方法

档案整理的程序与内容分类根据档案的内容、形式、时间等特征进行分类。组卷将具有密切联系的文件组合成案卷。

按照一定顺序对案卷进行排列。排列编制档案目录，方便检索和利用。编目档案整理的程序与内容

对收集的档案材料进行真伪、价值等方面的鉴别。档案材料的鉴别对鉴别后的档案材料进行分类、组卷、排列和编目等处理。档案材料的整理采取必要的措施，确保档案材料的安全和完整。档案材料的保护档案整理的程序与内容

历史性原则尊重历史，保持档案的原始性和真实性。全面性原则全面考虑档案的内容、形式、时间等因素，进行综合评估。档案鉴定与销毁

发展性原则：用发展的眼光看待档案的价值，注重档案的潜在价值。档案鉴定与销毁

列出需要销毁的档案的名称、数量、存放地点等信息。制定销毁清册经过审批后，将销毁清册备案。审批与备案档案鉴定与销毁

VS在指定地点和时间，按照规定的方式进行销毁。销毁记录与报告记录销毁过程，形成销毁报告并存档。实施销毁档案鉴定与销毁

档案保管与利用03CATALOGUE

确保档案的完整性，防止档案遗失或损坏。采取必要的安全措施，确保档案不被盗、不泄密。完整性原则安全性原则档案保管的原则与方法

档案保管的原则与方法便于档案的查找、借阅和利用。可利用性原则按照档案的性质、内容和时间等因素进行分类，便于查找和管理。分类保管

编号保管对档案进行编号，建立档案目录，方便快速定位所需档案。要点一要点二数字化保管将纸质档案数字化，存储在计算机或服务器上，实现电子化管理。档案保管的原则与方法

档案室查阅在档案室现场查阅所需档案。借阅服务按照规定办理借阅手续，将档案借出使用。档案利用的途径与方式

网络查询：通过档案管理系统或网站，在线查询和浏览电子档案。档案利用的途径与方式

档案利用的途径与方式原件利用直接使用档案原件进行查阅、复印或拍照等。复制件利用根据规定申请复制档案内容，获得复制件进行使用。数字化利用通过扫描、拍照等方式将纸质档案数字化后，进行在线浏览、下载和打印等操作。

物理安全确保档案存放场所的安全，防止火灾、水灾等自然灾害以及盗窃、破坏等人为因素造成损失。信息安全加强电子档案的安全管理，采取加密、备份等措施，防止数据泄露、篡改或损坏。档案安全与保护

保持档案室干燥通风，避免潮湿和阳光直射对档案的损害。防潮防晒定期投放防虫药物，采取防鼠措施，防止虫蛀和鼠咬对档案的破坏。防虫防鼠对受损或濒危的档案进行及时修复和抢救，尽量恢复其原貌和保存价值。修复与抢救档案安全与保护

档案检索与编研04CATALOGUE

基于档案信息的组织、存储和检索技术，实现档案信息的快速、准确获取。档案检索的原理包括手工检索和计算机检索两种。手工检索主要利用档案目录、索引等工具书进行查找；计算机检索则通过档案管理软件或数据库系统实现自动化检索。档案检索的方法档案检索的原理与方法

档案编研的内容主要包括档案汇编、档案选编、档案文集、档案史料等。通过对档案信息的挖掘、整理、加工，形成具有特定主题或专题的编研成果。档案编研的形式包括纸质版、电子版、多媒体版等。根据实际需要和受众特点，选择合适的编研形式进行发布和传播。档案编研的内容与形式

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